Dieser Artikel beschreibt die Auswertung von Aktionslisten als Teil einer Potentialanalyse. Den übergeordneten Artikel zur Nutzung einer Potentialanalyse als ersten Schritt zur Einführung von Lean / TPM / OPEX findest du hier.
Die größte Verschwendung liegt in begonnener Arbeit,
die nicht zu Ende gebracht wird.
Denn schließlich wurden hier bereits Ressourcen investiert und der größte Aufwand (die Ursachenforschung) abgeschlossen, sodass oftmals nur noch bereits definierte Aufgaben abgearbeitet werde müssen, um die Früchte der Arbeit zu ernten. Doch wie kommt es dann, dass diese Maßnahmen einfach untergehen und in Vergessenheit geraten?
Der größte Punkt liegt mit Sicherheit darin, dass schlicht der Überblick fehlt. Die meisten Unternehmen nutzen Excel zur Erstellung von Aktionsplänen. So wird für jedes neue Meeting oder Arbeitsgruppe eine neue To-Do Liste erstellt, die dann irgendwo auf dem Server oder in E‑Mail-Postfächern herumschwirren. Wenn der Mitarbeiter nun Aufgaben in verschiedenen Listen hat, ist es leicht nachvollziehbar, dass diese mit der Zeit außer Acht geraten – vor allem da stets neue Maßnahmenlisten hinzukommen.
Ein weiterer Punkt liegt darin, dass oftmals keine Verantwortlichen für die Maßnahmenlisten festgelegt wurden, die den Status nachverfolgen und regelmäßige Meetings zum Abarbeitungsstand einberufen. Wie in der MIS-Analyse (Link) beschrieben, bedarf es neben einer Maßnahmenliste (Berichten) auch immer ein Meeting (Steuern) und eine klare Zielvorgabe (Planen).
Um den Zustand in deinem Unternehmen zu erfassen, trage alle Maßnahmenlisten zusammen, die im Werk genutzt werden und notiere dir folgende Informationen:
- Bezeichnung
- Erstellt am
- zuletzt bearbeitet am
- Anzahl offener Maßnahmen
- Anzahl erledigter Maßnahmen
- Abarbeitungsstand = offene / erledigte Maßnahmen [%]
- Offene Maßnahmen vs. erledigte Maßnahmen aufsummiert über alle Listen
- Medium (z.B. Excel, handschriftliche Liste, E‑Mail, etc.)
Im Learning Lean POTENTIAL FINDER findest du — neben vielen anderen Tools — eine Vorlage zur Aufnahme und Auswertung von Aktionslisten:
Du wirst dann schnell erkennen, ob der Großteil der ToDo-Listen auf aktuellem Stand oder veraltet sind und wie viele Maßnahmen in Summe nicht erledigt wurden. Sind noch viele Punkte offen, ist dies ein Hinweis darauf, dass die Organisation stetig überfordert wird:
Der Input an Aufgaben ist höher, als der Output.
Dies ist auf lange Sicht nicht gesund für ein Unternehmen, da die Mitarbeiter ständig unter Stress stehen und keine freien Ressourcen für proaktive Problemlösung zur Verfügung stehen. In diesem Fall sollte überdacht werden, wie die Maßnahmen generiert und priorisiert werden. Ist beispielsweise ein betriebliches Vorschlagwesen „schuld“ für die vielen Maßnahmen, könnte man die Abarbeitung der Vorschläge auf eine bestimmte Anzahl pro Monat begrenzen und nur diejenigen bearbeiten, die vielversprechend klingen. Um die vorschlagenden Mitarbeiter nicht zu demotivieren, sollte dieses Vorgehen aber klar kommuniziert werden.
Aktionslisten-Tool: Eine Maßnahmenliste für alle!
Um zukünftig das Chaos mit verschiedenen Aktionslisten zu vermeiden, sollte sich das Unternehmen auf einen Standard einigen, der für alle Mitarbeiter und Abteilungen gültig ist. Dafür eignet sich eine Software, die alle Aktionslisten bündelt.
Wir können dir ein Tool auf Basis von MS Access mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche anbieten, in der alle Maßnahmenlisten und Besprechungen erfasst werden können. Möchte ein Mitarbeiter seine zugewiesenen Aufgaben sehen, kann er über alle Maßnahmenlisten nach seinem Namen filtern. So hat er auf einen Blick seine offenen ToDos und kann in dem Tool den Abarbeitungsstand ändern und Informationen einfügen. Das Tool ist so aufgebaut, dass auch mehrere Benutzer gleichzeitig die Datei bearbeiten können. Nimm Kontakt mit uns auf, um ein individuelles Angebot zu erhalten. Wir passen das Tool gerne an deine Bedürfnisse an!