Aktionslisten — Potentialanalyse für ein ganzheitliches Verbesserungssystem

Die­ser Arti­kel beschreibt die Aus­wer­tung von Akti­ons­lis­ten als Teil einer Poten­ti­al­ana­ly­se.  Den über­ge­ord­ne­ten Arti­kel zur Nut­zung einer Poten­ti­al­ana­ly­se als ers­ten Schritt zur Ein­füh­rung von Lean / TPM / OPEX  fin­dest du hier.

Die größ­te Ver­schwen­dung liegt in begon­ne­ner Arbeit,
die nicht zu Ende gebracht wird.

Denn schließ­lich wur­den hier bereits Res­sour­cen inves­tiert und der größ­te Auf­wand (die Ursa­chen­for­schung) abge­schlos­sen, sodass oft­mals nur noch bereits defi­nier­te Auf­ga­ben abge­ar­bei­tet wer­de müs­sen, um die Früch­te der Arbeit zu ern­ten. Doch wie kommt es dann, dass die­se Maß­nah­men ein­fach unter­ge­hen und in Ver­ges­sen­heit gera­ten?

Der größ­te Punkt liegt mit Sicher­heit dar­in, dass schlicht der Über­blick fehlt. Die meis­ten Unter­neh­men nut­zen Excel zur Erstel­lung von Akti­ons­plä­nen. So wird für jedes neue Mee­ting oder Arbeits­grup­pe eine neue To-Do Lis­te erstellt, die dann irgend­wo auf dem Ser­ver oder in E‑Mail-Post­fä­chern her­um­schwir­ren. Wenn der Mit­ar­bei­ter nun Auf­ga­ben in ver­schie­de­nen Lis­ten hat, ist es leicht nach­voll­zieh­bar, dass die­se mit der Zeit außer Acht gera­ten – vor allem da stets neue Maß­nah­men­lis­ten hin­zu­kom­men.

Ein wei­te­rer Punkt liegt dar­in, dass oft­mals kei­ne Ver­ant­wort­li­chen für die Maß­nah­men­lis­ten fest­ge­legt wur­den, die den Sta­tus nach­ver­fol­gen und regel­mä­ßi­ge Mee­tings zum Abar­bei­tungs­stand ein­be­ru­fen. Wie in der MIS-Ana­ly­se (Link) beschrie­ben, bedarf es neben einer Maß­nah­men­lis­te (Berich­ten) auch immer ein Mee­ting (Steu­ern) und eine kla­re Ziel­vor­ga­be (Pla­nen).

Um den Zustand in dei­nem Unter­neh­men zu erfas­sen, tra­ge alle Maß­nah­men­lis­ten zusam­men, die im Werk genutzt wer­den und notie­re dir fol­gen­de Infor­ma­tio­nen:

  • Bezeich­nung
  • Erstellt am
  • zuletzt bear­bei­tet am
  • Anzahl offe­ner Maß­nah­men
  • Anzahl erle­dig­ter Maß­nah­men
  • Abar­bei­tungs­stand = offe­ne / erle­dig­te Maß­nah­men [%]
  • Offe­ne Maß­nah­men vs. erle­dig­te Maß­nah­men auf­sum­miert über alle Lis­ten
  • Medi­um (z.B. Excel, hand­schrift­li­che Lis­te, E‑Mail, etc.)

Du wirst dann schnell erken­nen, ob der Groß­teil der ToDo-Lis­ten auf aktu­el­lem Stand oder ver­al­tet sind und wie vie­le Maß­nah­men in Sum­me nicht erle­digt wur­den. Sind noch vie­le Punk­te offen, ist dies ein Hin­weis dar­auf, dass die Orga­ni­sa­ti­on ste­tig über­for­dert wird:

Der Input an Auf­ga­ben ist höher, als der Out­put.

Dies ist auf lan­ge Sicht nicht gesund für ein Unter­neh­men, da die Mit­ar­bei­ter stän­dig unter Stress ste­hen und kei­ne frei­en Res­sour­cen für pro­ak­ti­ve Pro­blem­lö­sung zur Ver­fü­gung ste­hen. In die­sem Fall soll­te über­dacht wer­den, wie die Maß­nah­men gene­riert und prio­ri­siert wer­den. Ist bei­spiels­wei­se ein betrieb­li­ches Vor­schlag­we­sen „schuld“ für die vie­len Maß­nah­men, könn­te man die Abar­bei­tung der Vor­schlä­ge auf eine bestimm­te Anzahl pro Monat begren­zen und nur die­je­ni­gen bear­bei­ten, die viel­ver­spre­chend klin­gen. Um die vor­schla­gen­den Mit­ar­bei­ter nicht zu demo­ti­vie­ren, soll­te die­ses Vor­ge­hen aber klar kom­mu­ni­ziert wer­den.

Aktionslisten-Tool: Eine Maßnahmenliste für alle!

Um zukünf­tig das Cha­os mit ver­schie­de­nen Akti­ons­lis­ten zu ver­mei­den, soll­te sich das Unter­neh­men auf einen Stan­dard eini­gen, der für alle Mit­ar­bei­ter und Abtei­lun­gen gül­tig ist. Dafür eig­net sich eine Soft­ware, die alle Akti­ons­lis­ten bün­delt.

Wir kön­nen dir ein Tool auf Basis von MS Access mit einer benut­zer­freund­li­chen Ober­flä­che anbie­ten, in der alle Maß­nah­men­lis­ten und Bespre­chun­gen erfasst wer­den kön­nen. Möch­te ein Mit­ar­bei­ter sei­ne zuge­wie­se­nen Auf­ga­ben sehen, kann er über alle Maß­nah­men­lis­ten nach sei­nem Namen fil­tern. So hat er auf einen Blick sei­ne offe­nen ToDos und kann in dem Tool den Abar­bei­tungs­stand ändern und Infor­ma­tio­nen ein­fü­gen. Das Tool ist so auf­ge­baut, dass auch meh­re­re Benut­zer gleich­zei­tig die Datei bear­bei­ten kön­nen. Nimm Kon­takt mit uns auf, um ein indi­vi­du­el­les Ange­bot zu erhal­ten. Wir pas­sen das Tool ger­ne an dei­ne Bedürf­nis­se an!

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