Effiziente Meetings – Potentialanalyse für ein ganzheitliches Verbesserungssystem

Die­ser Blog­bei­trag beschreibt die Vor­ge­hens­wei­se einer Bespre­chungs­be­wer­tung im Rah­men einer Poten­ti­al­ana­ly­se. Den über­ge­ord­ne­ten Arti­kel dazu fin­dest du hier.

“Das Leben ist zu kurz für lan­ge Meetings.“ 

(Klaus Kla­ges)

Pünkt­lich­keit gehört zur deut­schen Tugend. Doch in vie­len Unter­neh­men sieht man davon nur wenig! Dies ist eines von vie­len Kri­te­ri­en, wel­ches du in der Bespre­chungs­be­wer­tung ana­ly­sie­ren wirst. Mit unse­rer Audit-Vor­la­ge kannst du Regel­ter­mi­ne hin­sicht­lich Pünkt­lich­keit, Agen­da, Spiel­re­geln u.v.m. audi­tie­ren und direkt aus­wer­ten. Dies ermög­licht dir Rück­schlüs­se auf die Mee­ting-Kul­tur im Unter­neh­men und gibt dir Hand­lungs­emp­feh­lun­gen, um Mee­tings in Zukunft effi­zi­en­ter ablau­fen zu las­sen. Durch inef­fi­zi­en­te Mee­tings wer­den vie­le Res­sour­cen gebun­den, die ander­wei­tig sinn­vol­ler ein­ge­setzt wer­den können.

“Die Kos­ten von inef­fi­zi­en­ten Mee­tings auf der gan­zen Welt
wer­den von der For­schung auf 250 Mil­li­ar­den Dol­lar pro Jahr geschätzt.” 

(Foun­ders-Maga­zin)

Vie­le Mee­tings lau­fen ohne kla­re Ziel­vor­stel­lung ab und wer­den durch pri­va­ten Small­talk, Bespre­chung irrele­van­ter The­men und das War­ten auf ande­re Teil­neh­mer oder Stö­run­gen von außen (z.B. durch Tele­fo­na­te) sowie tech­ni­schen Pro­ble­men in die Län­ge gezo­gen. Kein Wun­der also, dass Mee­tings von vie­len Mit­ar­bei­tern ehre als stö­rend und inef­fi­zi­ent emp­fun­den wer­den. Doch nur sel­ten nimmt sich jemand die Zeit, dar­an etwas zu ändern. Dabei ver­brin­gen Büro­an­ge­stell­te im Schnitt ca. 50 Tage pro Jahr in Meetings.

Gründe für ineffiziente Meetings:

Effi­zi­en­te Zeitnutzung
Irrele­vanz
Small­talk
War­ten
Tech­nik

Mit unse­rer Audit-Vor­la­ge zur Auf­nah­me und Bewer­tung von Bespre­chun­gen möch­ten wir dir ein Tool an die Hand geben, mit dem du inef­fi­zi­en­ten Mee­tings ein Ende set­zen kannst! Die­se fin­dest du — neben ande­ren Tools zur Poten­ti­al­ana­ly­se — im POTENTIAL FINDER:

Die Vor­la­ge ent­hält einen Audit-Bogen, den du zur Bewer­tung eines Mee­tings nut­zen kannst. Das Audit umfasst 25 Fra­gen, die du mit „Ja“, „Nein“ oder „Teil­wei­se“ beant­wor­ten kannst. Wäh­le zunächst das Mee­ting aus, wel­ches du bewer­ten möch­test. Ach­te dabei dar­auf, dass es sich um wie­der­keh­ren­de Bespre­chun­gen han­delt, damit sich der Auf­wand der Ana­ly­se auch ren­tiert. Zudem soll­test du die Bespre­chungs­teil­neh­mer nicht vor­war­nen, wann das Audit durch­ge­führt wird. Dies wür­de das Ergeb­nis ver­fäl­schen und du möch­test schließ­lich die Rea­li­tät best­mög­lich auf­neh­men. Die 25 Fra­gen zie­len auf die Struk­tur (Agen­da, Pünkt­lich­keit, Zeit­ma­nage­ment, Mode­ra­ti­on), auf den mensch­li­chen Umgang (Mee­ting­re­geln, Kom­mu­ni­ka­ti­on, Respekt) sowie auf den Inhalt (Kenn­zah­len, Akti­ons­lis­ten, Detail­grad) ab.

Auditbogen zur Besprechungsbewertung – Meetings effizient gestalten!

Learning Lean Besprechungsaudit

Tool zur Auswertung von Besprechungsbewertungen

Für die Aus­wer­tung fin­dest du in der Datei die Mög­lich­keit die Bewer­tung der ein­zel­nen Fra­gen ein­zu­tra­gen, sodass dir auto­ma­tisch das Ergeb­nis aus­ge­wer­tet wird. In einem Kuchen­dia­gramm wird gra­fisch das Ergeb­nis der Bespre­chungs­be­wer­tung ange­zeigt. In die­sem Bei­spiel wur­den 48 % der Fra­gen mit „Nein, 32 % mit „Ja“ und 20 % mit „Teil­wei­se“ beant­wor­tet. Wir sehen hier also noch ein gro­ßes Verbesserungspotential.

Bespre­che die Audit-Ergeb­nis­se mit den Mee­ting-Teil­neh­mern, um Maß­nah­men zu ergrei­fen, damit das Mee­ting bereits beim nächs­ten Mal effi­zi­en­ter abläuft. Die Maß­nah­men kön­nen dabei sehr viel­fäl­tig sein. Mee­ting­re­geln hel­fen z.B. die Kom­mu­ni­ka­ti­on und den respekt­vol­len Umgang in der Grup­pe zu för­dern und Stö­run­gen zu reduzieren.

Meetingregeln – für ein besseres Miteinander!

Bei­spie­le für Meetingregeln:

Damit die Mee­ting­re­geln von allen akzep­tiert wer­den, soll­ten die­se in einer klei­nen Grup­pe erar­bei­tet, als Stan­dard für alle Mee­tings in dem Unter­neh­men defi­niert und an jeden kom­mu­ni­ziert wer­den. Zudem hilft es die Regeln in jedem Bespre­chungs­raum auf­zu­hän­gen, sodass man sich auch wäh­rend des Mee­tings dar­auf bezie­hen kann.

Eine Schlüs­sel­funk­ti­on bil­det der Mode­ra­tor. Es ist erstaun­lich wie vie­le Regel­ter­mi­ne kei­nen defi­nier­ten Mode­ra­tor haben. Oft­mals nimmt der Chef die­se Funk­ti­on ein, wodurch das Mee­ting recht ein­sei­tig ver­läuft. Es ist daher zu emp­feh­len eine neu­tra­le Per­son ein­zu­set­zen, die im bes­ten Fall nicht inhalt­lich an der Dis­kus­si­on betei­ligt ist. In dem Fall kann der Mode­ra­tor genau auf die The­men ach­ten, die auch im Audit beschrie­ben wer­den. Dies stellt jedoch eine Luxus-Situa­ti­on dar, die wir in den meis­ten Unter­neh­men nicht vor­fin­den wer­den. Aber auch wenn der Mode­ra­tor sich an der Dis­kus­si­on betei­ligt, wirst du eine deut­li­che Ver­bes­se­rung als ohne Mode­ra­ti­on wahrnehmen.

Besprechungsagenda für strukturierte Meetings

Die Defi­ni­ti­on einer Agen­da hilft, den Zeit­plan bes­ser ein­zu­hal­ten und beschreibt den Nut­zen, den jeder Teil­neh­mer dem Mee­ting bei­trägt. Hier­auf soll­te neben dem The­ma auch die von jedem Teil­neh­mer mit­zu­brin­gen­den Vor­be­rei­tun­gen (z.B. Kenn­zah­len, Prä­sen­ta­tio­nen) ein­zu­se­hen sein. Jeder Teil­neh­mer soll­te sei­ne Auf­ga­ben ken­nen und wis­sen, was er bis zum nächs­ten Ter­min zu erle­di­gen hat. Hier­bei ist eine Maß­nah­men­lis­te unab­ding­bar. Damit dies kei­ne Kar­tei­lei­che wird, muss hier neben der Maß­nah­me auch das Datum sowie der Ver­ant­wort­li­che erfasst wer­den und die Lis­te in jedem Mee­ting bespro­chen werden.

Um die Ver­bes­se­rung der Mee­ting­kul­tur zu erfas­sen, soll­test du die aus­ge­wähl­te Bespre­chung an meh­re­ren Ter­mi­nen audi­tie­ren. Erfas­se die Daten in der Bespre­chungs-Vor­la­ge unter dem Rei­ter „Aus­wer­tung“. Hier kannst du bis zu 10 Ter­mi­ne für eine Bespre­chung erfas­sen. Die auto­ma­ti­sier­te Aus­wer­tung lässt dich auf einen Blick erken­nen, ob die defi­nier­ten Maß­nah­men gefruch­tet haben und die Bespre­chung effi­zi­en­ter abläuft.

In die­sem Bei­spiel konn­ten wir uns von anfangs 85 % „Nein“-Antworten beim ers­ten Ter­min zu ledig­lich 10 % „Nein“-Antworten beim zehn­ten Ter­min ver­bes­sern. Ein Säu­len­dia­gramm zeigt uns zudem unse­re 10 Hand­lungs­fel­der gemes­sen über alle auf­ge­nom­me­nen Bewer­tun­gen auf. In die­sem Bei­spiel lie­gen unse­re Haupt­pro­ble­me dar­in, dass im Maß­nah­men­plan kei­ne Ver­ant­wort­li­chen und Ter­mi­ne hin­ter­legt wur­den und die Mee­ting­re­geln nicht ein­ge­hal­ten wur­den. Zudem sehen wir, dass es kei­nen Mode­ra­tor gege­ben hat.

Die Bespre­chungs­be­wer­tung ist – in Kom­bi­na­ti­on mit der MIS-Ana­ly­se  – eine gute Mög­lich­keit, um effi­zi­en­te Mee­tings zu schaf­fen und nur die Res­sour­cen zu bin­den, die wirk­lich benö­tigt wer­den. Im Anschluss an die Aus­wer­tung soll­test du alle Mee­ting­teil­neh­mer und das Manage­ment in einer Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tung über die Ergeb­nis­se auf­klä­ren und gemein­sam einen Maß­nah­men­plan auf­set­zen, um die Mee­tings künf­tig effi­zi­en­ter zu gestal­ten. Es ist zu emp­feh­len, neben den Bespre­chungs­be­wer­tun­gen, auch die wei­te­ren Tools der Poten­ti­al­ana­ly­se, wie hier beschrie­ben, durch­zu­füh­ren und alle Ergeb­nis­se zusam­men in einer grö­ße­ren Abschluss­run­de vorzustellen.

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