Bei Lean Management dreht sich alles um die Reduzierung von Verschwendungen. Dabei braucht es nicht immer einen groß angelegten Workshop, um Verbesserungen zu erzielen. In diesem Artikel möchten wir dir 10 Tipps mit auf den Weg geben, wie du deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten kannst.
10 Tipps für einen effizienten Alltag:
- Salami Taktik
- Eisenhower Prinzip
- Benachrichtigungen
- Pareto
- Tagesziele
- Multitasking
- Rückzugsort
- Meetings
- 5S — Sauberkeit & Ordnung
- Automatisierung
1. Salami Taktik
Große, langfristig angelegte Projekte gehen zwangsläufig mit einem hohen Workload einher, der schnell zur Überforderung führt. So ist es nur natürlich, dass der Projektfortschritt — gemessen am Gesamtprojekt – nur langsam vorangeht. Um die Überforderung und Demotivation des Teams zu vermeiden, lässt sich die Salami Taktik anwenden. Dabei wird das Projekt in viele kleine „Scheibchen“ geschnitten – wie bei einer Salami!
2. Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip hilft dir, deine täglichen Aufgaben zu strukturieren. Die Tätigkeiten werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in verschiedene Gruppen sortiert. Je nach Gruppe ergibt sich dann die entsprechende Handlung. Aufgaben die z.B. besonders dringend und wichtig sind (A), solltest du am besten sofort und selbst erledigen, wohingegen dringende aber nicht wichtige Aufgaben © delegiert werden sollten.
3. Benachrichtigungen
Benachrichtigungen können hilfreich sein, wenn sie dich z.B. an deinen nächsten Termin erinnern. Zu viel davon ist aber eine richtige Effizienzbremse, da eine Benachrichtigung dich immer wieder aus deiner aktuellen Aufgabe herausreißt. Die Zeit, die du nach der Unterbrechung benötigst, wieder in die Aufgabe einzufinden, fehlt dir dann am Ende des Tages und endet in unnötigen Überstunden. Nimm dir einmal die Zeit, um unnötige Benachrichtigungen abzuschalten (bei Outlook, Social Media etc.) und du wirst jeden Tag davon profitieren!
4. Pareto Prinzip
Das Pareto Prinzip – wer kennt es nicht! Benannt nach seinem Entdecker, Herr Pareto, beschreibt es die Regel, dass mit 20 % Aufwand ein Nutzen von 80 % erreicht werden kann. Dieses Prinzip lässt sich auf alles Mögliche anwenden, z.B.
- 20 % der Störungen machen 80 % der Störzeiten aus.
- 20 % aller Artikel machen 80 % der Produktionsmenge aus.
- 20 % der Produkte beanspruchen 80% der Lagerfläche.
Strebe nicht nach Perfektion! Arbeite an den 20 %, um ein Ergebnis von 80 % zu erzielen.
5. Tagesziele
Tagesziele helfen dir, deinen Arbeitsalltag proaktiv anstatt reaktiv zu gestalten. Priorisiere deine anstehenden Aufgaben und setze dir gleich morgens (oder am Vorabend) ein realistisches Ziel für eine Aufgabe, die du am Ende des Tages erledigt haben möchtest.
6. Multitasking
Menschen können sich nicht auf mehrere Sachen gleichzeitig konzentrieren! Vermeide Multitasking und fokussiere dich auf eine Aufgabe zur Zeit. So wirst du am Ende des Tages mehr erreichen!
7. Rückzugsorte
Auch wenn Großraumbüros die Kommunikation fördern, so führt die laute Geräuschkulisse unweigerlich zu Ablenkungen und Störungen. Daher solltest du dir leere Meeting-Räume zu Nutze machen, wenn du dich einer Aufgabe widmest, für die du dich besonders konzentrieren musst!
8. Meetings
Büroangestellte verbringen im Schnitt ca. 50 Tage pro Jahr in Meetings. Damit diese effizient ablaufen, benötigt jedes Meeting ein definiertes Ziel, eine Agenda und einen Moderator. Erfahre hier mehr dazu!
9. 5S — Sauberkeit & Ordnung
5S ist eine Vorgehensweise, um deinen Arbeitsplatz systematisch zu strukturieren und auszusortieren. In 5 aufeinander folgenden Schritten wird Unnötiges aussortiert, ein fester Platz für die nötigen Materialien definiert, alles gesäubert und standardisiert. Dieser Zustand muss mit hoher Selbstdisziplin und Auditmechanismen aufrechterhalten werden. Ein standardisierter Arbeitsplatz ist besonders in Firmen wichtig, die ein Desksharing System eingeführt haben. Dabei wird ein Arbeitsplatz von mehreren Mitarbeitern genutzt.
10. Automatisierung
Jeder Arbeitsalltag ist auch von wiederholenden Tätigkeiten geprägt. z.B. eine Auswertung oder ein Reporting, das regelmäßig gepflegt werden muss. Mache dir bewusst, welche Tätigkeiten immer wieder auf deinem Schreibtisch landen und suche nach Möglichkeiten, den Aufwand zu reduzieren oder die Tätigkeit zu automatisieren.
