10 Tipps für einen effizienten Alltag

Bei Lean Manage­ment dreht sich alles um die Redu­zie­rung von Ver­schwen­dun­gen. Dabei braucht es nicht immer einen groß ange­leg­ten Work­shop, um Ver­bes­se­run­gen zu erzie­len. In die­sem Arti­kel möch­ten wir dir 10 Tipps mit auf den Weg geben, wie du dei­nen Arbeits­all­tag effi­zi­en­ter gestal­ten kannst.

10 Tipps für einen effizienten Alltag:

  1. Sala­mi Taktik
  2. Eisen­ho­wer Prinzip
  3. Benach­rich­ti­gun­gen
  4. Pare­to
  5. Tages­zie­le
  6. Mul­ti­tas­king
  7. Rück­zugs­ort
  8. Mee­tings
  9. 5S — Sau­ber­keit & Ordnung
  10. Auto­ma­ti­sie­rung

1. Salami Taktik

Gro­ße, lang­fris­tig ange­leg­te Pro­jek­te gehen zwangs­läu­fig mit einem hohen Workload ein­her, der schnell zur Über­for­de­rung führt. So ist es nur natür­lich, dass der Pro­jekt­fort­schritt — gemes­sen am Gesamt­pro­jekt – nur lang­sam vor­an­geht. Um die Über­for­de­rung und Demo­ti­va­ti­on des Teams zu ver­mei­den, lässt sich die Sala­mi Tak­tik anwen­den. Dabei wird das Pro­jekt in vie­le klei­ne „Scheib­chen“ geschnit­ten – wie bei einer Salami!

2. Eisenhower Prinzip

Das Eisen­ho­wer Prin­zip hilft dir, dei­ne täg­li­chen Auf­ga­ben zu struk­tu­rie­ren. Die Tätig­kei­ten wer­den nach Wich­tig­keit und Dring­lich­keit in ver­schie­de­ne Grup­pen sor­tiert. Je nach Grup­pe ergibt sich dann die ent­spre­chen­de Hand­lung. Auf­ga­ben die z.B. beson­ders drin­gend und wich­tig sind (A), soll­test du am bes­ten sofort und selbst erle­di­gen, wohin­ge­gen drin­gen­de aber nicht wich­ti­ge Auf­ga­ben © dele­giert wer­den sollten.

3. Benachrichtigungen

Benach­rich­ti­gun­gen kön­nen hilf­reich sein, wenn sie dich z.B. an dei­nen nächs­ten Ter­min erin­nern. Zu viel davon ist aber eine rich­ti­ge Effi­zi­enz­brem­se, da eine Benach­rich­ti­gung dich immer wie­der aus dei­ner aktu­el­len Auf­ga­be her­aus­reißt. Die Zeit, die du nach der Unter­bre­chung benö­tigst, wie­der in die Auf­ga­be ein­zu­fin­den, fehlt dir dann am Ende des Tages und endet in unnö­ti­gen Über­stun­den. Nimm dir ein­mal die Zeit, um unnö­ti­ge Benach­rich­ti­gun­gen abzu­schal­ten (bei Out­look, Social Media etc.) und du wirst jeden Tag davon profitieren!

4. Pareto Prinzip

Das Pare­to Prin­zip – wer kennt es nicht! Benannt nach sei­nem Ent­de­cker, Herr Pare­to, beschreibt es die Regel, dass mit 20 % Auf­wand ein Nut­zen von 80 % erreicht wer­den kann. Die­ses Prin­zip lässt sich auf alles Mög­li­che anwen­den, z.B.

  • 20 % der Stö­run­gen machen 80 % der Stör­zei­ten aus.
  • 20 % aller Arti­kel machen 80 % der Pro­duk­ti­ons­men­ge aus.
  • 20 % der Pro­duk­te bean­spru­chen 80% der Lagerfläche.

Stre­be nicht nach Per­fek­ti­on! Arbei­te an den 20 %, um ein Ergeb­nis von 80 % zu erzielen.

5. Tagesziele

Tages­zie­le hel­fen dir, dei­nen Arbeits­all­tag pro­ak­tiv anstatt reak­tiv zu gestal­ten. Prio­ri­sie­re dei­ne anste­hen­den Auf­ga­ben und set­ze dir gleich mor­gens (oder am Vor­abend) ein rea­lis­ti­sches Ziel für eine Auf­ga­be, die du am Ende des Tages erle­digt haben möchtest.

6. Multitasking

Men­schen kön­nen sich nicht auf meh­re­re Sachen gleich­zei­tig kon­zen­trie­ren!  Ver­mei­de Mul­ti­tas­king und fokus­sie­re dich auf eine Auf­ga­be zur Zeit. So wirst du am Ende des Tages mehr erreichen!

7. Rückzugsorte

Auch wenn Groß­raum­bü­ros die Kom­mu­ni­ka­ti­on för­dern, so führt die lau­te Geräusch­ku­lis­se unwei­ger­lich zu Ablen­kun­gen und Stö­run­gen. Daher soll­test du dir lee­re Mee­ting-Räu­me zu Nut­ze machen, wenn du dich einer Auf­ga­be wid­mest, für die du dich beson­ders kon­zen­trie­ren musst!

8. Meetings

Büro­an­ge­stell­te ver­brin­gen im Schnitt ca. 50 Tage pro Jahr in Mee­tings. Damit die­se effi­zi­ent ablau­fen, benö­tigt jedes Mee­ting ein defi­nier­tes Ziel, eine Agen­da und einen Mode­ra­tor. Erfah­re hier mehr dazu!

9. 5S — Sauberkeit & Ordnung

5S ist eine Vor­ge­hens­wei­se, um dei­nen Arbeits­platz sys­te­ma­tisch zu struk­tu­rie­ren und aus­zu­sor­tie­ren. In 5 auf­ein­an­der fol­gen­den Schrit­ten wird Unnö­ti­ges aus­sor­tiert, ein fes­ter Platz für die nöti­gen Mate­ria­li­en defi­niert, alles gesäu­bert und stan­dar­di­siert. Die­ser Zustand muss mit hoher Selbst­dis­zi­plin und Audit­me­cha­nis­men auf­recht­erhal­ten wer­den. Ein stan­dar­di­sier­ter Arbeits­platz ist beson­ders in Fir­men wich­tig, die ein Desks­ha­ring Sys­tem ein­ge­führt haben. Dabei wird ein Arbeits­platz von meh­re­ren Mit­ar­bei­tern genutzt.

10. Automatisierung

Jeder Arbeits­all­tag ist auch von wie­der­ho­len­den Tätig­kei­ten geprägt. z.B. eine Aus­wer­tung oder ein Repor­ting, das regel­mä­ßig gepflegt wer­den muss. Mache dir bewusst, wel­che Tätig­kei­ten immer wie­der auf dei­nem Schreib­tisch lan­den und suche nach Mög­lich­kei­ten, den Auf­wand zu redu­zie­ren oder die Tätig­keit zu automatisieren.

Hier haben wir dir alle Tipps noch einmal als Video zusammengefasst:

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