Oft ist die Rede von Prozessoptimierung und exzellenten Prozessen. Doch welche Eigenschaften machen einen Prozess zu einem guten oder gar exzellenten? Woran erkennen wir schlechte Prozesse?
In diesem Beitrag haben wir bereits gezeigt, wie sich mit Hilfe von Prozessflussdiagrammen verschiedenste Prozesse aufnehmen und analysieren lassen. Wurden nun Schwachstellen in einem Prozess aufgedeckt, gilt es diese auszumerzen und einen exzellenten Prozess zu schaffen, der dauerhaft in der Organisation implementiert und gelebt wird.
Die nachfolgende Checkliste hilft dir dabei, deine Prozesse richtig einzuordnen und anzupassen:
Kriterien exzellenter Prozesse
- Kundenwert:
Gibt es überhaupt einen Abnehmer für den Prozess? Wer profitiert davon? Stellt der Prozess einen Mehrwert dar? Falls nicht: Streiche den Prozess ersatzlos!
- Informationen:
Sind alle benötigten Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort vorhanden? Wie aufwändig ist es, die Informationen zu beschaffen? Sind Abweichungen leicht zu erkennen und kann schnell darauf reagiert werden?
Ein exzellenter Prozess ist so eindeutig definiert, dass sein Status für alle Beteiligen jederzeit erkennbar ist. „One click away is yesterday’s news!” [Niklas Modig] – Die Informationen sollten nach Möglichkeit direkt einsehbar sein, ohne lange danach suchen zu müssen. Aber auch eine Informationsflut gilt es zu vermeiden, da diese unnötig Ressourcen bindet und keinen Mehrwert liefert (z.B. aufwändige Reportings).
- Simultane Tätigkeiten:
Viele Prozesse sind sequentiell aufgebaut, d.h. dass der Folgeschritt erst beginnt, wenn der vorherige abgeschlossen ist. Doch nicht immer, ist dies nötig und führt zu längeren Durchlaufzeiten. Prüfe, ob eine simultane Bearbeitung möglich ist. Durch die Nutzung papierloser Systeme, können Dokumente beispielsweise von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden.
- Leistungen aufteilen:
Durch das Aufteilen von Leistungen lässt sich die Durchlaufzeit drastisch reduzieren. Ein gutes Beispiel stellen hier Schnellkassen in Supermärkten dar, bei denen sich nur Kunden mit wenigen Artikeln anstellen dürfen. Dies kannst du auch auf deine Organisation anwenden. Schaue, dass komplexe Aufträge mit langen Bearbeitungszeiten die kleineren Aufträge nicht unnötig blockieren.
- wenig Schnittstellen
Je mehr Schnittstellen ein Prozess aufweist, umso fehleranfälliger und länger ist er. Prüfe genau, welche Abteilungen und Funktionen für den Prozessablauf benötigt werden und sorge für eine standardisierte Informationsübergabe, damit alle relevanten Informationen übergeben werden.
- Engpass-Analyse
Der Engpass im Prozess entsteht immer, wenn die benötigten Kapazitäten durch die vorhandenen Kapazitäten nicht abgedeckt werden können. In der Produktion kann dies eine Maschine sein, die wesentlich länger für die Fertigung einer Charge benötigt, als die vor- und nachgelagerten Anlagen. In der Administration kann dies z.B. ein Mitarbeiter mit speziellem Fachwissen sein, was seine Kollegen nicht haben. Mit Hilfe der „strukturierten Problemlösung“ lassen sich die Ursachen für Engpässe analysieren und lösen.
- Just in Time
Just in Time beschreibt den Zustand, dass die benötigten Ressourcen und Informationen hinsichtlich der richtigen Zeit, Ort, Qualität und Menge zur Verfügung stehen, sodass die Arbeit nicht durch Such- und Übergangszeiten gestört wird. In einem exzellenten Prozess ist genau geregelt, wie der Just in Time Zustand erreicht wird.
- Varianten reduzieren
Eine hohe Anzahl an Varianten sorgt für Verwirrung. Biete nur die Varianten an, die dein Kunde nachfragt. Durch Modularisierung und Standardisierung lassen sich Prozesse und Produkte vereinfachen und den Kundennutzen erhöhen. Beim Zusammenbau von Möbeln freut sich der Kunde z.B., wenn er nur ein Werkzeug benötigt, um alle Schrauben zu montieren.
- Flusseffizienz
Sorge dafür, dass der Prozess im Fluss bleibt. Handelt es sich z.B. um ein Dokument, welches von verschiedenen Abteilungen abgezeichnet werden muss, gilt es die Liege- und Wartezeiten des Dokumentes zu reduzieren. Über Filesharing Systeme können z.B. leicht digitale Unterschriften eingefügt und die Folgeabteilung automatisch über anstehende Freigaben informiert werden.
- AKV-Prinzip
Lege für den Prozess die Rollen, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen fest. Wer ist Prozessbeteiligter und wer muss welche Aufgaben erfüllen? Welche Kompetenzen haben die einzelnen Prozessbeteiligten (z.B. Unterschriftsvollmacht bis 10.000 €) und wofür sind sie verantwortlich in diesem Prozess? Zudem ist es ratsam für jeden Prozessbeteiligten eine Vertretung zu ernennen, um die Prozesse dauerhaft am Leben und auf qualitativ gleichbleibendem Niveau zu halten.
Learning Lean Checkliste für exzellente Prozesse
Hier findest du die Learning Lean Checkliste für exzellente Prozesse. Damit kannst du deine Prozesse direkt bewerten und verbessern!
Dieser Artikel wurde durch das Buch „Lean Administration: Schritt für Schritt“ von Kathrin Saheb inspiriert*:
