Exzellente Prozesse

Oft ist die Rede von Pro­zess­op­ti­mie­rung und exzel­len­ten Pro­zes­sen. Doch wel­che Eigen­schaf­ten machen einen Pro­zess zu einem guten oder gar exzel­len­ten? Wor­an erken­nen wir schlech­te Prozesse?

In die­sem Bei­trag haben wir bereits gezeigt, wie sich mit Hil­fe von Pro­zess­fluss­dia­gram­men ver­schie­dens­te Pro­zes­se auf­neh­men und ana­ly­sie­ren las­sen. Wur­den nun Schwach­stel­len in einem Pro­zess auf­ge­deckt, gilt es die­se aus­zu­mer­zen und einen exzel­len­ten Pro­zess zu schaf­fen, der dau­er­haft in der Orga­ni­sa­ti­on imple­men­tiert und gelebt wird.

Die nach­fol­gen­de Check­lis­te hilft dir dabei, dei­ne Pro­zes­se rich­tig ein­zu­ord­nen und anzupassen:

Kriterien exzellenter Prozesse

  1. Kun­den­wert:

Gibt es über­haupt einen Abneh­mer für den Pro­zess? Wer pro­fi­tiert davon? Stellt der Pro­zess einen Mehr­wert dar? Falls nicht: Strei­che den Pro­zess ersatzlos!

  1. Infor­ma­tio­nen:

Sind alle benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zur rich­ti­gen Zeit am rich­ti­gen Ort vor­han­den? Wie auf­wän­dig ist es, die Infor­ma­tio­nen zu beschaf­fen? Sind Abwei­chun­gen leicht zu erken­nen und kann schnell dar­auf reagiert werden?

Ein exzel­len­ter Pro­zess ist so ein­deu­tig defi­niert, dass sein Sta­tus für alle Betei­li­gen jeder­zeit erkenn­bar ist. „One click away is yesterday’s news!” [Niklas Modig] – Die Infor­ma­tio­nen soll­ten nach Mög­lich­keit direkt ein­seh­bar sein, ohne lan­ge danach suchen zu müs­sen. Aber auch eine Infor­ma­ti­ons­flut gilt es zu ver­mei­den, da die­se unnö­tig Res­sour­cen bin­det und kei­nen Mehr­wert lie­fert (z.B. auf­wän­di­ge Reportings).

  1. Simul­ta­ne Tätigkeiten:

Vie­le Pro­zes­se sind sequen­ti­ell auf­ge­baut, d.h. dass der Fol­ge­schritt erst beginnt, wenn der vor­he­ri­ge abge­schlos­sen ist. Doch nicht immer, ist dies nötig und führt zu län­ge­ren Durch­lauf­zei­ten. Prü­fe, ob eine simul­ta­ne Bear­bei­tung mög­lich ist. Durch die Nut­zung papier­lo­ser Sys­te­me, kön­nen Doku­men­te bei­spiels­wei­se von meh­re­ren Per­so­nen gleich­zei­tig ein­ge­se­hen und bear­bei­tet werden.

  1. Leis­tun­gen aufteilen:

Durch das Auf­tei­len von Leis­tun­gen lässt sich die Durch­lauf­zeit dras­tisch redu­zie­ren. Ein gutes Bei­spiel stel­len hier Schnell­kas­sen in Super­märk­ten dar, bei denen sich nur Kun­den mit weni­gen Arti­keln anstel­len dür­fen. Dies kannst du auch auf dei­ne Orga­ni­sa­ti­on anwen­den. Schaue, dass kom­ple­xe Auf­trä­ge mit lan­gen Bear­bei­tungs­zei­ten die klei­ne­ren Auf­trä­ge nicht unnö­tig blockieren.

  1. wenig Schnitt­stel­len

Je mehr Schnitt­stel­len ein Pro­zess auf­weist, umso feh­ler­an­fäl­li­ger und län­ger ist er. Prü­fe genau, wel­che Abtei­lun­gen und Funk­tio­nen für den Pro­zess­ab­lauf benö­tigt wer­den und sor­ge für eine stan­dar­di­sier­te Infor­ma­ti­ons­über­ga­be, damit alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen über­ge­ben werden.

  1. Eng­pass-Ana­ly­se

Der Eng­pass im Pro­zess ent­steht immer, wenn die benö­tig­ten Kapa­zi­tä­ten durch die vor­han­de­nen Kapa­zi­tä­ten nicht abge­deckt wer­den kön­nen. In der Pro­duk­ti­on kann dies eine Maschi­ne sein, die wesent­lich län­ger für die Fer­ti­gung einer Char­ge benö­tigt, als die vor- und nach­ge­la­ger­ten Anla­gen. In der Admi­nis­tra­ti­on kann dies z.B. ein Mit­ar­bei­ter mit spe­zi­el­lem Fach­wis­sen sein, was sei­ne Kol­le­gen nicht haben. Mit Hil­fe der „struk­tu­rier­ten Pro­blem­lö­sung“ las­sen sich die Ursa­chen für Eng­päs­se ana­ly­sie­ren und lösen.

  1. Just in Time

Just in Time beschreibt den Zustand, dass die benö­tig­ten Res­sour­cen und Infor­ma­tio­nen hin­sicht­lich der rich­ti­gen Zeit, Ort, Qua­li­tät und Men­ge zur Ver­fü­gung ste­hen, sodass die Arbeit nicht durch Such- und Über­gangs­zei­ten gestört wird. In einem exzel­len­ten Pro­zess ist genau gere­gelt, wie der Just in Time Zustand erreicht wird.

  1. Vari­an­ten reduzieren

Eine hohe Anzahl an Vari­an­ten sorgt für Ver­wir­rung. Bie­te nur die Vari­an­ten an, die dein Kun­de nach­fragt. Durch Modu­la­ri­sie­rung und Stan­dar­di­sie­rung las­sen sich Pro­zes­se und Pro­duk­te ver­ein­fa­chen und den Kun­den­nut­zen erhö­hen. Beim Zusam­men­bau von Möbeln freut sich der Kun­de z.B., wenn er nur ein Werk­zeug benö­tigt, um alle Schrau­ben zu montieren.

  1. Fluss­ef­fi­zi­enz

Sor­ge dafür, dass der Pro­zess im Fluss bleibt. Han­delt es sich z.B. um ein Doku­ment, wel­ches von ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen abge­zeich­net wer­den muss, gilt es die Lie­ge- und War­te­zei­ten des Doku­men­tes zu redu­zie­ren. Über File­sha­ring Sys­te­me kön­nen z.B. leicht digi­ta­le Unter­schrif­ten ein­ge­fügt und die Fol­ge­ab­tei­lung auto­ma­tisch über anste­hen­de Frei­ga­ben infor­miert werden.

  1. AKV-Prin­zip

Lege für den Pro­zess die Rol­len, Auf­ga­ben, Kom­pe­ten­zen und Ver­ant­wor­tun­gen fest. Wer ist Pro­zess­be­tei­lig­ter und wer muss wel­che Auf­ga­ben erfül­len? Wel­che Kom­pe­ten­zen haben die ein­zel­nen Pro­zess­be­tei­lig­ten (z.B. Unter­schrifts­voll­macht bis 10.000 €) und wofür sind sie ver­ant­wort­lich in die­sem Pro­zess? Zudem ist es rat­sam für jeden Pro­zess­be­tei­lig­ten eine Ver­tre­tung zu ernen­nen, um die Pro­zes­se dau­er­haft am Leben und auf qua­li­ta­tiv gleich­blei­ben­dem Niveau zu halten.

Learning Lean Checkliste für exzellente Prozesse

Hier fin­dest du die Lear­ning Lean Check­lis­te für exzel­len­te Pro­zes­se. Damit kannst du dei­ne Pro­zes­se direkt bewer­ten und verbessern!

Die­ser Arti­kel wur­de durch das Buch „Lean Admi­nis­tra­ti­on: Schritt für Schritt“ von Kath­rin Saheb inspiriert*:

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