Für viele Lean Manager zählt die regelmäßige Kennzahlauswertung zum Tagesgeschäft. Eine nicht-wertschöpfende Tätigkeit, die allerdings notwendig ist, um Transparenz herzustellen und gezielt Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten. Doch hätten wir den Job verfehlt, wenn wir uns keine Gedanken über eine Vereinfachung machen würden 🙂
Der Umgang mit Microsoft Office – vor allem mit Excel – gehört zu den Must-Have Skills von Lean Managern. Viele Kennzahl-Analysen werden in Excel durchgeführt und visualisiert. Durch die schier endlosen Anpassungsmöglichkeiten lassen sich individuelle Tools erstellen und wiederkehrende Auswertungen automatisieren. Hierzu eignet sich besonders die Makrofunktion in Excel. Aber keine Angst, weitreichende Programmierkenntnisse sind hierfür nicht notwendig! Excel bietet eine Record-Funktion, die die Arbeitsschritte aufzeichnet und in den Makro-Code übersetzt.
So können einfachere Arbeitsfolgen automatisiert werden. Damit dies gelingt, solltest du dir vorher ein „Drehbuch“ überlegen, welche Arbeitsschritte aufgezeichnet werden sollen. Bereite die Arbeitsumgebung so vor, dass der Ausgangspunkt und der Kontext derselbe ist wie später, wenn das Makro ablaufen soll! Und dann kann es schon los gehen:
Makros aufzeichnen
- Makronamen eingeben
- Makro in einem Modul der aktuellen Arbeitsmappe speichern
- aufzuzeichnende Aktionen genauso ausführen, wie immer
- Aufzeichnung beenden
Aufrufen/Bearbeiten eines Makros
Tipp: Tastaturkürzel
Mit diesen Tastaturkürzeln wird dir die Excelnutzung noch leichter fallen:
Zum Markieren bestimmter Bereiche während der Aufzeichnung:
Strg + Shift + Cursor rechts
Strg + Shift + Cursor unten
Strg + Shift + * (Sternchen)
Strg + Leertaste
Shift + Leertaste
Markiert eine Zeile bis zur letzten mit Inhalt gefüllten Zelle
Markiert eine Spalte bis zur letzten mit Inhalt gefüllten Zelle
Markiert einen zusammenhängenden Datenbereich
Markiert eine ganze Spalte
Markiert eine ganze Zeile
Zum schnellen Kopieren, Ausschneiden oder Einfügen:
Strg + C
Strg + X
Strg + V
Alt + R + V + Ü
Alt + R + V + W
Kopieren
Ausschneiden
Einfügen
Inhalte einfügen
Werte einfügen
Tastenkombinationen in Verbindung mit dem VBA-Editor:
Alt + F8
Alt + F11
F8
Aufrufen des Makrodialogfensters
direktes Aufrufen des VBA-Editors
Das Makro in Einzelschritten im Editor testen
Makro Schulung
Leider lässt sich mit der Record-Funktion nicht alles aufzeichnen. Wenn ein Automatismus beispielsweise auf mehrere Zellen angewandt werden soll, muss der Makro Code manuell angepasst werden. Hierzu haben wir eine übersichtliche (15 seitige) PowerPoint-Schulung mit Excel-Praxisbeispielen und Übungsaufgaben zusammengestellt, die dich für alle Eventualitäten wappnet! Inhalte der Schulung:
- Einführung:
Wofür benötigst du Makros, wodrauf ist zu achten?
- Grundbefehle:
Hilfreiche Tastenkombinationen
- Variablen
Typen und Anwendung
- IF Anweisungen
IF Bedingungen und Anwendung
IF und geschachtelte IF Bedingungen
- Schleifen
Arten und Anwendung
For, For Each, Do Until Loop, Do While Schleifen
- Steuerelemente
Nutzung von Steuerelementen, um Makros bedienerfreundlich auszuführen
Nach der Schulung wirst du in der Lage sein, die Aufnahmefunktion für Makros gezielt zu verwenden und eigene Programmierungen mit Hilfe von Variablen, IF Anweisungen und Schleifen zu erstellen.
Lade dir hier die Schulungsunterlagen herunter! Wenn du Hilfe bei der Erstellung von einem Excel-Tool benötigst oder du eine Live Schulung (online oder offline) bevorzugst, kontaktiere uns gerne für ein individuelles Angebot!
Für uns ist MS Office und die dazugehörige Makroprogrammierung elementar, um anwendungsspezifische Automatisierungslösungen zu schaffen. In folgenden Anwendungsbeispielen aus unserer täglichen Praxis haben uns unsere Excel Kenntnisse enorm weitergeholfen:
Praxisbeispiele
- Tägliche Leistungsberichte:
Auf Knopfdruck werden die Leistungsdaten der vergangenen 24 Stunden aus einer verknüpften Datenbank geladen und visuell für die tägliche Shopfloor Runde in der Managementebene aufbereitet. So sind für alle Teilnehmer mit wenig Aufwand die Leistungsdaten und Problemfelder des Vortages ersichtlich und Maßnahmen können aufgrund von ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) eingeleitet und nachverfolgt werden.
- Monatliche Kennzahlauswertungen:
OEE-Analyse, Maschinenleistungen und Störgründe konnten wir mithilfe von Excel-Auswertungen automatisieren, sodass diese mit wenigen Klicks jeden Monat aufs Neue erstellt werden können.
- Analysetools:
Excel nutzen wir zudem zur Erstellung von Tools, wie beispielsweise für die Potentialanalyse:
DILO-Analyse, Interview-Auswertung, Besprechungsbewertung
Die Vorteile von Excel und der Nutzung von Makroprogrammierung sind vielfältig. Für uns stechen diese besonders heraus:
- Tägliche Arbeitsabläufe automatisieren
- Einsatzmöglichkeiten von Excel erweitern durch eigene Funktionen
- Arbeitssicherheit und Arbeitserleichterung erhöhen
- Arbeitsgeschwindigkeit erhöhen
Viel Spaß bei der Schulung und der anschließenden Anwendung! Die Schulungsunterlagen eignen sich auch optimal für eine Gruppenschulung. Probiere es einfach mit deinen Arbeitskollegen aus!
