Management-Informations-System (MIS) – Potentialanalyse für ein ganzheitliches Verbesserungssystem

In die­sem Arti­kel beschrei­ben wir, wie du dein Manage­ment-Infor­ma­ti­ons-Sys­tem (MIS) im Rah­men einer Poten­ti­al­ana­ly­se visua­li­sierst und Hand­lungs­fel­der auf­deckst. Den über­ge­ord­ne­ten Arti­kel dazu fin­dest du hier.

Wer kennt das nicht? Das E‑Mail-Post­fach quillt über, weil jede Woche x Berich­te ankom­men, die man eh unge­le­sen in den Papier­korb schiebt! Mit­hil­fe der MIS-Ana­ly­se wird deut­lich wie vie­le Berich­te, Mee­tings und Kenn­zah­len im Unter­neh­men her­um­schwir­ren und wie wenig die­se auf­ein­an­der abge­stimmt sind. Oft wer­den Berich­te ver­schickt, zu denen es weder Ziel­kenn­zah­len noch Bespre­chun­gen gibt. Wozu dient uns also die rei­ne Infor­ma­ti­on, wenn wir doch kei­ne Gegen­maß­nah­men ein­lei­ten? Ande­rer­seits gibt es oft mehr­stün­di­ge Mee­tings ohne, dass im Anschluss To Dos ver­teilt wer­den. War die­ses Mee­ting dann effizient?

Um unnö­ti­ge Berich­te, zeit­fres­sen­de Mee­tings und blin­den Pla­nungs­ak­tio­nis­mus zu ver­mei­den, ist es wich­tig, dass die 3 Ele­men­te „Pla­nen, Steu­ern und Berich­ten“ auf­ein­an­der abge­stimmt sind.

Unter „Pla­nung“ sind defi­nier­te Kenn­zah­len, Pro­zess­stan­dards und Zie­le zu ver­ste­hen. Zum Bei­spiel die Redu­zie­rung des Abfall­wer­tes um 3 % inner­halb eines Jah­res. Um die­ses Ziel zu errei­chen, muss die­ses mit­tels Kenn­zah­len (Berich­ten) getrackt und die nöti­gen Schrit­te in Mee­tings (Steu­ern) bespro­chen wer­den. Das rei­ne Pla­nen eines Zie­les, ohne die Ele­men­te „Berich­ten“ und „Steu­ern“ wäre Zeit­ver­schwen­dung und führt mit Sicher­heit nicht zur Zielerfüllung.

Mit der MIS-Analyse zu effizienten Meetings, abgestimmten Berichten und zielorientierten Kennzahlen

Besor­ge dir zunächst eine gro­ße Meta­plan­wand oder eine gro­ße Pap­pe, auf der du alle Infor­ma­tio­nen sam­meln kannst. Tei­le die Flä­che auf, wie nach­fol­gend dargestellt:

Am bes­ten Ver­wen­dest du dafür Mode­ra­ti­ons­kar­ten, um den Platz bei Bedarf fle­xi­bel zu erwei­tern. Gera­de am Anfang lässt sich schwer abschät­zen, in wel­chen Fel­dern am meis­ten anfällt. Eine MIS-Ana­ly­se kann sowohl inner­halb einer Abtei­lung oder abtei­lungs­über­grei­fend erfol­gen. Je mehr Abtei­lun­gen betei­ligt sind, umso grö­ßer wird natür­lich dei­ne Ana­ly­se. Füh­re die Ana­ly­se nicht allein, son­dern mit Ver­tre­tern der aus­ge­wähl­ten Abtei­lung durch. Nur sie ken­nen alle Details zu den Berich­ten, Mee­tings und Zielen.

Der Lear­ning Lean POTENTIAL FINDER ent­hält — neben wei­te­ren Tools zur Poten­ti­al­ana­ly­se — eine DinA3 Vor­la­ge für das MIS:

Erfassung der Ist-Situation

Im ers­ten Schritt der MIS-Ana­ly­se wird die Ist-Situa­ti­on erfasst. Hier­bei nimmst du alle Plan­wer­te auf, die in der betrach­te­ten Abtei­lung anfal­len und ord­nest sie den Zeit­in­ter­val­len zu. Auf jähr­li­cher Basis wirst du z.B. die Ziel­ab­lei­tung (Hoshin Kan­ri) für jede Abtei­lung fin­den. Hier könn­te auf Maschi­nen­ebe­ne eine Pro­duk­ti­vi­täts­ver­bes­se­rung defi­niert sein. Nimm alle Plan­wer­te von jähr­li­cher bis hin zur tages- oder sogar schicht­wei­sen Betrach­tung auf. Gibt es z.B. eine täg­li­che Pla­nung der Pro­duk­ti­ons­res­sour­cen, ist die­se in dem Feld „Pla­nen / Tag“ ein­zu­tra­gen. Im zwei­ten Step wer­den alle Bespre­chun­gen auf­ge­nom­men, die in der betrach­te­ten Abtei­lung auf den ver­schie­de­nen Zeit­in­ter­val­len anfal­len. Hier könn­te bei­spiels­wei­se ein monat­li­ches Mee­ting zu Qua­li­täts­pro­ble­men auf­tau­chen. Im drit­ten Schritt nimmst du alle Berich­te auf und ord­nest sie eben­falls den Zeit­in­ter­val­len zu. Gibt es z.B. einen täg­li­chen Leis­tungs­be­richt ist die­ser unter „Berich­ten / Tag“ zu erfassen.

Analyse der Ist-Situation

Sind alle Berich­te, Zie­le und Mee­tings erfasst kom­men wir zur Ana­ly­se. Wenn du ein paar Schrit­te zurück­trittst, wirst du direkt erken­nen, in wel­chem Feld am meis­ten The­men ange­fal­len sind. Schaue dir nun zu jedem The­ma an, ob eine Ver­bin­dung zu allen 3 Ele­men­ten „Pla­nen, Steu­ern und Berich­ten“ besteht. Zur bes­se­ren Über­sicht kannst du die zusam­men­ge­hö­ri­gen Ele­men­te mit einem Faden oder Strich ver­bin­den. Falls nicht ist zu hin­ter­fra­gen, ob die­ser Bei­trag not­wen­dig ist oder eli­mi­niert wer­den kann. Fin­dest du z.B. unter „Berich­ten“ einen monat­li­chen Abfall­be­richt, ohne dass es dazu eine Bespre­chung oder Plan­wert gibt, muss in der Abtei­lung ent­schie­den wer­den, wie damit umzu­ge­hen ist. Ist das The­ma Abfall wich­tig für die Abtei­lung bzw. das Unternehmen?

Vom Ist- zum Soll-Zustand

Füge die feh­len­den Bei­trä­ge hin­zu. Nut­ze dabei am bes­ten eine Mode­ra­ti­ons­kar­te mit einer ande­ren Far­be /Form, um am Ende zwi­schen Ist- und Soll­zu­stand unter­schei­den zu kön­nen. In der Dis­kus­si­on fällt oft auch auf, dass bestimm­te The­men noch gar nicht im Fokus ste­hen, aber zu einer Arbeits­er­leich­te­rung oder schnel­le­ren Ziel­er­rei­chung füh­ren wür­den. Mar­kie­re eben­falls die Bei­trä­ge, die zukünf­tig nicht wei­ter ver­folgt wer­den sol­len, wie z.B. unnö­ti­ge Berich­te. Ach­te dar­auf, dass am Ende zu jedem Pla­nungs­wert auch eine Bespre­chung und ein Bericht exis­tiert und die­se auf­ein­an­der abge­stimmt sind. Natür­lich kön­nen sich in einem Bericht oder in einer Bespre­chung auch meh­re­re Pla­nungs­wer­te wie­der­fin­den. In der nach­fol­gen­den Abbil­dung siehst du, wie eine MIS-Ana­ly­se aus­se­hen kann. In die­sem Bei­spiel fällt auf, dass eine Abfall­re­du­zie­rung in den jähr­li­chen Werks­zie­len ver­ein­bart wur­de und es einen wöchent­li­chen Abfall­be­richt dazu gibt. Eine regel­mä­ßi­ge Bespre­chung, bei der der Abfall­be­richt bespro­chen und Maß­nah­men zur Ziel­er­rei­chung defi­niert wer­den, gibt es jedoch nicht.

Die MIS-Ana­ly­se ist ein exzel­len­tes Tool, um Defi­zi­te im Manage­ment-Infor­ma­ti­ons-Sys­tem auf­zu­de­cken und hilft Mee­tings, Berich­te und Zie­le auf­ein­an­der abzu­stim­men. In Kom­bi­na­ti­on mit der Bespre­chungs­be­wer­tung las­sen sich so effi­zi­en­te Mee­tings schaf­fen, um nur die Res­sour­cen zu bin­den, die wirk­lich benö­tigt wer­den. Im Anschluss an die Aus­wer­tung soll­test du alle Teil­neh­mer und das Manage­ment in einer Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tung über die Ergeb­nis­se auf­klä­ren und gemein­sam einen Maß­nah­men­plan auf­set­zen, um euer Manage­ment-Infor­ma­ti­ons-Sys­tem anzupassen.

Es ist zu emp­feh­len, neben der MIS-Ana­ly­se, auch die wei­te­ren Tools der Poten­ti­al­ana­ly­se —  wie hier beschrie­ben — durch­zu­füh­ren und alle Ergeb­nis­se zusam­men in einer grö­ße­ren Abschluss­run­de vorzustellen.

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Sven Klingel
Sven Klingel
1 Jahr zuvor

Klas­se gemacht!

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