In diesem Artikel beschreiben wir, wie du dein Management-Informations-System (MIS) im Rahmen einer Potentialanalyse visualisierst und Handlungsfelder aufdeckst. Den übergeordneten Artikel dazu findest du hier.
Wer kennt das nicht? Das E‑Mail-Postfach quillt über, weil jede Woche x Berichte ankommen, die man eh ungelesen in den Papierkorb schiebt! Mithilfe der MIS-Analyse wird deutlich wie viele Berichte, Meetings und Kennzahlen im Unternehmen herumschwirren und wie wenig diese aufeinander abgestimmt sind. Oft werden Berichte verschickt, zu denen es weder Zielkennzahlen noch Besprechungen gibt. Wozu dient uns also die reine Information, wenn wir doch keine Gegenmaßnahmen einleiten? Andererseits gibt es oft mehrstündige Meetings ohne, dass im Anschluss To Dos verteilt werden. War dieses Meeting dann effizient?
Um unnötige Berichte, zeitfressende Meetings und blinden Planungsaktionismus zu vermeiden, ist es wichtig, dass die 3 Elemente „Planen, Steuern und Berichten“ aufeinander abgestimmt sind.
Unter „Planung“ sind definierte Kennzahlen, Prozessstandards und Ziele zu verstehen. Zum Beispiel die Reduzierung des Abfallwertes um 3 % innerhalb eines Jahres. Um dieses Ziel zu erreichen, muss dieses mittels Kennzahlen (Berichten) getrackt und die nötigen Schritte in Meetings (Steuern) besprochen werden. Das reine Planen eines Zieles, ohne die Elemente „Berichten“ und „Steuern“ wäre Zeitverschwendung und führt mit Sicherheit nicht zur Zielerfüllung.
Mit der MIS-Analyse zu effizienten Meetings, abgestimmten Berichten und zielorientierten Kennzahlen
Besorge dir zunächst eine große Metaplanwand oder eine große Pappe, auf der du alle Informationen sammeln kannst. Teile die Fläche auf, wie nachfolgend dargestellt:
Am besten Verwendest du dafür Moderationskarten, um den Platz bei Bedarf flexibel zu erweitern. Gerade am Anfang lässt sich schwer abschätzen, in welchen Feldern am meisten anfällt. Eine MIS-Analyse kann sowohl innerhalb einer Abteilung oder abteilungsübergreifend erfolgen. Je mehr Abteilungen beteiligt sind, umso größer wird natürlich deine Analyse. Führe die Analyse nicht allein, sondern mit Vertretern der ausgewählten Abteilung durch. Nur sie kennen alle Details zu den Berichten, Meetings und Zielen.
Der Learning Lean POTENTIAL FINDER enthält — neben weiteren Tools zur Potentialanalyse — eine DinA3 Vorlage für das MIS:
Erfassung der Ist-Situation
Im ersten Schritt der MIS-Analyse wird die Ist-Situation erfasst. Hierbei nimmst du alle Planwerte auf, die in der betrachteten Abteilung anfallen und ordnest sie den Zeitintervallen zu. Auf jährlicher Basis wirst du z.B. die Zielableitung (Hoshin Kanri) für jede Abteilung finden. Hier könnte auf Maschinenebene eine Produktivitätsverbesserung definiert sein. Nimm alle Planwerte von jährlicher bis hin zur tages- oder sogar schichtweisen Betrachtung auf. Gibt es z.B. eine tägliche Planung der Produktionsressourcen, ist diese in dem Feld „Planen / Tag“ einzutragen. Im zweiten Step werden alle Besprechungen aufgenommen, die in der betrachteten Abteilung auf den verschiedenen Zeitintervallen anfallen. Hier könnte beispielsweise ein monatliches Meeting zu Qualitätsproblemen auftauchen. Im dritten Schritt nimmst du alle Berichte auf und ordnest sie ebenfalls den Zeitintervallen zu. Gibt es z.B. einen täglichen Leistungsbericht ist dieser unter „Berichten / Tag“ zu erfassen.
Analyse der Ist-Situation
Sind alle Berichte, Ziele und Meetings erfasst kommen wir zur Analyse. Wenn du ein paar Schritte zurücktrittst, wirst du direkt erkennen, in welchem Feld am meisten Themen angefallen sind. Schaue dir nun zu jedem Thema an, ob eine Verbindung zu allen 3 Elementen „Planen, Steuern und Berichten“ besteht. Zur besseren Übersicht kannst du die zusammengehörigen Elemente mit einem Faden oder Strich verbinden. Falls nicht ist zu hinterfragen, ob dieser Beitrag notwendig ist oder eliminiert werden kann. Findest du z.B. unter „Berichten“ einen monatlichen Abfallbericht, ohne dass es dazu eine Besprechung oder Planwert gibt, muss in der Abteilung entschieden werden, wie damit umzugehen ist. Ist das Thema Abfall wichtig für die Abteilung bzw. das Unternehmen?
Vom Ist- zum Soll-Zustand
Füge die fehlenden Beiträge hinzu. Nutze dabei am besten eine Moderationskarte mit einer anderen Farbe /Form, um am Ende zwischen Ist- und Sollzustand unterscheiden zu können. In der Diskussion fällt oft auch auf, dass bestimmte Themen noch gar nicht im Fokus stehen, aber zu einer Arbeitserleichterung oder schnelleren Zielerreichung führen würden. Markiere ebenfalls die Beiträge, die zukünftig nicht weiter verfolgt werden sollen, wie z.B. unnötige Berichte. Achte darauf, dass am Ende zu jedem Planungswert auch eine Besprechung und ein Bericht existiert und diese aufeinander abgestimmt sind. Natürlich können sich in einem Bericht oder in einer Besprechung auch mehrere Planungswerte wiederfinden. In der nachfolgenden Abbildung siehst du, wie eine MIS-Analyse aussehen kann. In diesem Beispiel fällt auf, dass eine Abfallreduzierung in den jährlichen Werkszielen vereinbart wurde und es einen wöchentlichen Abfallbericht dazu gibt. Eine regelmäßige Besprechung, bei der der Abfallbericht besprochen und Maßnahmen zur Zielerreichung definiert werden, gibt es jedoch nicht.
Die MIS-Analyse ist ein exzellentes Tool, um Defizite im Management-Informations-System aufzudecken und hilft Meetings, Berichte und Ziele aufeinander abzustimmen. In Kombination mit der Besprechungsbewertung lassen sich so effiziente Meetings schaffen, um nur die Ressourcen zu binden, die wirklich benötigt werden. Im Anschluss an die Auswertung solltest du alle Teilnehmer und das Management in einer Informationsveranstaltung über die Ergebnisse aufklären und gemeinsam einen Maßnahmenplan aufsetzen, um euer Management-Informations-System anzupassen.
Es ist zu empfehlen, neben der MIS-Analyse, auch die weiteren Tools der Potentialanalyse — wie hier beschrieben — durchzuführen und alle Ergebnisse zusammen in einer größeren Abschlussrunde vorzustellen.
Klasse gemacht!