Wir erklären dir, wie sich unser Verständnis des PDCA-Zyklus im Kontext des Lean Managements entwickelt hat und warum die Begriffe Erwartung, Prozessverständnis und Transparenz wichtig sind.
Je mehr wir uns mit dem Thema Lean Management beschäftigen, desto mehr erkennen wir, dass die PDCA-Denkweise dessen zentrales Konzept ist. Wenn wir dieses Konzept verstehen, werden viele Lean Methoden verständlich. Wir können erkennen wie sie funktionieren und warum sie von Toyota genau so erschaffen wurden. In der einen oder anderen Art lassen sich alle Methoden des Lean Managements daraus ableiten. Die Tücke dieses PDCA-Denkmusters liegt in seiner Einfachheit. Oft wird der PDCA-Zyklus im Rahmen des Projektmanagements eingeführt. Wir Planen eine Maßnahme, setzen diese um und überprüfen ihre Wirksamkeit. Falls uns das Ergebnis noch nicht zufriedenstellt, reagieren wir mit einer neuen Maßnahme und durchlaufen den Kreislauf erneut. Soweit, so richtig! Und soweit sollte auch jeder dieses Konzept verstanden haben.
Aber wie kann es sein, dass sich auf dieses einfache Konzept eine ganze Management-Philosophie stützt?
Um das Konzept besser zu verstehen, wollen wir versuchen es auf eine neue Art zu erklären. Dazu führen wir drei Begriffe ein und durchlaufen den PDCA-Zyklus anhand von 7 Schritten.
Jeder Prozess lässt sich in drei Elemente aufteilen. Er erhält einen Input und wandelt diesen innerhalb des Prozesses in einen gewünschten Output um. Auf dieser abstrakten Ebene lassen sich alle Prozesse erklären.
- Element — Prozessverständnis: Um einen Prozess lenken zu können, müssen wir ein möglichst genaues Verständnis davon bekommen, wie dieser Umwandlungsprozess funktioniert. Genau an dieser Stelle unterstütz uns der PDCA-Zyklus. Er ist eine strukturierte Herangehensweise, um ein tieferes Prozessverständnis zu erlangen. Wenn wir die Wirkzusammenhänge innerhalb eines Prozesses verstehen, können wir die Prozess-Parameter gezielt verändern und so das Ergebnis verbessern.
- Element — Erwartung: Eine definierte Erwartung ermöglicht es uns einen beobachteten Prozess zu bewerten. Die Erwartung dient uns als Maßstab. Ohne die Erwartung fehlt uns der Bezug gegen den wir unsere Beobachtung vergleichen.
- Element — Transparenz: Das dritte Element, welches wir benötigen um den Prozess zu beobachten ist die Transparenz. Diese ermöglicht uns die einzelnen Aspekte des Prozesses getrennt voneinander zu sehen und messbar zu machen.
Nun durchlaufen wir den PDCA-Zyklus Schritt für Schritt. Als einfaches Beispiel gehen wir davon aus, dass wir einen neunen, uns unbekannten Prozess, beschreiben.
- Transparenz über die IST-Situation: Wir benötigen die Möglichkeit die relevanten Parameter des Prozesses quantitativ zu messen und qualitativ zu bewerten. Ein gutes Hilfsmittel kann hier die Darstellung „Messpunkte am Prozess“ sein (separater Artikel
). Mindestens benötigen wir eine Messgröße für den Input und eine Messgröße für den Output des Prozesses. Wichtig ist es, dass wir für jedes Mal wenn der Prozess einmal durchlaufen wird, einen einzelnen Datenpunkt erfassen. - Erwartung an den Wirkzusammenhang: Aus den Beobachtungen der Ist-Situation, können wir nun ein erstes Modell des Wirkzusammenhangs innerhalb des Prozesses erstellen. Wir definieren eine Erwartung auf welche Weise der Prozess den Input in den Output des Prozesses umwandelt.
- Veränderung: Wir verändern nun einen Input-Parameter unseres Modells um einen definierten Wert. Um später eine eindeutige Aussage treffen zu können, ist es wichtig wirklich nur einen einzigen Parameter zu verändern.
- Erwartung an das Ergebnis: Aus der Beschreibung des Wirkzusammenhanges leiten wir nun ab welche Änderung des Ergebnisses wir erwarten. Diese Erwartung halten wir fest.
- Transparenz über die Ergebnis-Situation: In unserem Experiment wird der Prozess nun einmal durchlaufen. Wir beobachten den tatsächlichen Prozessablauf und messen das tatsächliche Ergebnis.
- Vergleich: Wir Vergleichen das tatsächliche Ergebnis mit unserer festgehaltenen Erwartung. Was ist so eingetreten wie wir es erwartet haben? Wo gab es eine Abweichung von unserer Erwartung? Aus diesen beiden Fragen können wir nun ableiten welche Annahmen in unserem Modell des Wirkzusammenhanges zutreffen und wo wir unser Modell anpassen sollten, um eine möglichst exakte Beschreibung des realen Prozesses zu erhalten. In anderen Worten wir lernen und vertiefen unser Prozessverständnis.
- Definition der nächsten Veränderung: Wir haben nun ein besseres Verständnis unseres Prozesses und können nun die nächste Veränderung der Prozess-Parameter definieren. Mit dieser neuen Veränderung durchlaufen wir den Prozess erneut.
Der PDCA-Zyklus hilft uns dabei ein tieferes Prozessverständnis zu erlangen und so gezielte Verbesserungen an unserem Prozessen durchzuführen. An erster Stelle steht das Prozessverständnis, die Verbesserung des Ergebnisses ist dann „nur“ die logische Konsequenz. Wenn wir dieses Konzept durchdenken, wird klar warum viele Unternehmen mit dieser strukturierten Verbesserungs-Weise nachhaltig erfolgreich sind. Alle Methoden des Lean Management sind dazu entwickelt worden, diese Arbeitsweise möglichst konsequent umzusetzen. Probier es beim nächsten Mal selber aus und versuche diese Arbeitsweise zu erkennen.
Überlege dir nun wo du überall definierten Erwartungen an die Funktionsweise eines Prozesses begegnest? Wie hilft dir diese Erwartung zu überprüfen, ob ein Prozess aktuell gut läuft?
Viel Spaß bei der Umsetzung!
