PDCA: Die Basis der Verbesserungs-Denkweise

Wir erklä­ren dir, wie sich unser Ver­ständ­nis des PDCA-Zyklus im Kon­text des Lean Manage­ments ent­wi­ckelt hat und war­um die Begrif­fe Erwar­tung, Pro­zess­ver­ständ­nis und Trans­pa­renz wich­tig sind.

Je mehr wir uns mit dem The­ma Lean Manage­ment beschäf­ti­gen, des­to mehr erken­nen wir, dass die PDCA-Denk­wei­se des­sen zen­tra­les Kon­zept ist. Wenn wir die­ses Kon­zept ver­ste­hen, wer­den vie­le Lean Metho­den ver­ständ­lich. Wir kön­nen erken­nen wie sie funk­tio­nie­ren und war­um sie von Toyo­ta genau so erschaf­fen wur­den. In der einen oder ande­ren Art las­sen sich alle Metho­den des Lean Manage­ments dar­aus ablei­ten.  Die Tücke die­ses PDCA-Denk­mus­ters liegt in sei­ner Ein­fach­heit. Oft wird der PDCA-Zyklus im Rah­men des Pro­jekt­ma­nage­ments ein­ge­führt. Wir Pla­nen eine Maß­nah­me, set­zen die­se um und über­prü­fen ihre Wirk­sam­keit. Falls uns das Ergeb­nis noch nicht zufrie­den­stellt, reagie­ren wir mit einer neu­en Maß­nah­me und durch­lau­fen den Kreis­lauf erneut. Soweit, so rich­tig! Und soweit soll­te auch jeder die­ses Kon­zept ver­stan­den haben.

Aber wie kann es sein, dass sich auf die­ses ein­fa­che Kon­zept eine gan­ze Manage­ment-Phi­lo­so­phie stützt?

Um das Kon­zept bes­ser zu ver­ste­hen, wol­len wir ver­su­chen es auf eine neue Art zu erklä­ren. Dazu füh­ren wir drei Begrif­fe ein und durch­lau­fen den PDCA-Zyklus anhand von 7 Schrit­ten.

Jeder Pro­zess lässt sich in drei Ele­men­te auf­tei­len. Er erhält einen Input und wan­delt die­sen inner­halb des Pro­zes­ses in einen gewünsch­ten Out­put um. Auf die­ser abs­trak­ten Ebe­ne las­sen sich alle Pro­zes­se erklä­ren.

  1. Ele­ment — Pro­zess­ver­ständ­nis: Um einen Pro­zess len­ken zu kön­nen, müs­sen wir ein mög­lichst genau­es Ver­ständ­nis davon bekom­men, wie die­ser Umwand­lungs­pro­zess funk­tio­niert. Genau an die­ser Stel­le unter­stütz uns der PDCA-Zyklus. Er ist eine struk­tu­rier­te Her­an­ge­hens­wei­se, um ein tie­fe­res Pro­zess­ver­ständ­nis zu erlan­gen. Wenn wir die Wirk­zu­sam­men­hän­ge inner­halb eines Pro­zes­ses ver­ste­hen, kön­nen wir die Pro­zess-Para­me­ter gezielt ver­än­dern und so das Ergeb­nis ver­bes­sern.
  2. Ele­ment — Erwar­tung: Eine defi­nier­te Erwar­tung ermög­licht es uns einen beob­ach­te­ten Pro­zess zu bewer­ten. Die Erwar­tung dient uns als Maß­stab. Ohne die Erwar­tung fehlt uns der Bezug gegen den wir unse­re Beob­ach­tung ver­glei­chen.
  3. Ele­ment — Trans­pa­renz: Das drit­te Ele­ment, wel­ches wir benö­ti­gen um den Pro­zess zu beob­ach­ten ist die Trans­pa­renz. Die­se ermög­licht uns die ein­zel­nen Aspek­te des Pro­zes­ses getrennt von­ein­an­der zu sehen und mess­bar zu machen.

Nun durch­lau­fen wir den PDCA-Zyklus Schritt für Schritt. Als ein­fa­ches Bei­spiel gehen wir davon aus, dass wir einen neu­nen, uns unbe­kann­ten Pro­zess, beschrei­ben.

Learning Lean Artikel PDCA Die Basis der Verbesserungsdenkweise 1
  1. Trans­pa­renz über die IST-Situa­ti­on:  Wir benö­ti­gen die Mög­lich­keit die rele­van­ten Para­me­ter des Pro­zes­ses quan­ti­ta­tiv zu mes­sen und qua­li­ta­tiv zu bewer­ten. Ein gutes Hilfs­mit­tel kann hier die Dar­stel­lung „Mess­punk­te am Pro­zess“ sein (sepa­ra­ter Arti­kel Coming Soon rot). Min­des­tens benö­ti­gen wir eine Mess­grö­ße für den Input und eine Mess­grö­ße für den Out­put des Pro­zes­ses. Wich­tig ist es, dass wir für jedes Mal wenn der Pro­zess ein­mal durch­lau­fen wird, einen ein­zel­nen Daten­punkt erfas­sen.
  2. Erwar­tung an den Wirk­zu­sam­men­hang: Aus den Beob­ach­tun­gen der Ist-Situa­ti­on, kön­nen wir nun ein ers­tes Modell des Wirk­zu­sam­men­hangs inner­halb des Pro­zes­ses erstel­len. Wir defi­nie­ren eine Erwar­tung auf wel­che Wei­se der Pro­zess den Input in den Out­put des Pro­zes­ses umwan­delt.
  3. Ver­än­de­rung: Wir ver­än­dern nun einen Input-Para­me­ter unse­res Modells um einen defi­nier­ten Wert. Um spä­ter eine ein­deu­ti­ge Aus­sa­ge tref­fen zu kön­nen, ist es wich­tig wirk­lich nur einen ein­zi­gen Para­me­ter zu ver­än­dern.
  4. Erwar­tung an das Ergeb­nis: Aus der Beschrei­bung des Wirk­zu­sam­men­han­ges lei­ten wir nun ab wel­che Ände­rung des Ergeb­nis­ses wir erwar­ten. Die­se Erwar­tung hal­ten wir fest.
  5. Trans­pa­renz über die Ergeb­nis-Situa­ti­on: In unse­rem Expe­ri­ment wird der Pro­zess nun ein­mal durch­lau­fen. Wir beob­ach­ten den tat­säch­li­chen Pro­zess­ab­lauf und mes­sen das tat­säch­li­che Ergeb­nis.
  6. Ver­gleich: Wir Ver­glei­chen das tat­säch­li­che Ergeb­nis mit unse­rer fest­ge­hal­te­nen Erwar­tung. Was ist so ein­ge­tre­ten wie wir es erwar­tet haben? Wo gab es eine Abwei­chung von unse­rer Erwar­tung? Aus die­sen bei­den Fra­gen kön­nen wir nun ablei­ten wel­che Annah­men in unse­rem Modell des Wirk­zu­sam­men­han­ges zutref­fen und wo wir unser Modell anpas­sen soll­ten, um eine mög­lichst exak­te Beschrei­bung des rea­len Pro­zes­ses zu erhal­ten. In ande­ren Wor­ten wir ler­nen und ver­tie­fen unser Pro­zess­ver­ständ­nis.
  7. Defi­ni­ti­on der nächs­ten Ver­än­de­rung: Wir haben nun ein bes­se­res Ver­ständ­nis unse­res Pro­zes­ses und kön­nen nun die nächs­te Ver­än­de­rung der Pro­zess-Para­me­ter defi­nie­ren. Mit die­ser neu­en Ver­än­de­rung durch­lau­fen wir den Pro­zess erneut.

Der PDCA-Zyklus hilft uns dabei ein tie­fe­res Pro­zess­ver­ständ­nis zu erlan­gen und so geziel­te Ver­bes­se­run­gen an unse­rem Pro­zes­sen durch­zu­füh­ren. An ers­ter Stel­le steht das Pro­zess­ver­ständ­nis, die Ver­bes­se­rung des Ergeb­nis­ses ist  dann „nur“ die logi­sche Kon­se­quenz.  Wenn wir die­ses Kon­zept durch­den­ken, wird klar war­um vie­le Unter­neh­men mit die­ser struk­tu­rier­ten Ver­bes­se­rungs-Wei­se nach­hal­tig erfolg­reich sind. Alle Metho­den des Lean Manage­ment sind dazu ent­wi­ckelt wor­den, die­se Arbeits­wei­se mög­lichst kon­se­quent umzu­set­zen. Pro­bier es beim nächs­ten Mal sel­ber aus und ver­su­che die­se Arbeits­wei­se zu erken­nen.

Über­le­ge dir nun wo du über­all defi­nier­ten Erwar­tun­gen an die Funk­ti­ons­wei­se eines Pro­zes­ses begeg­nest? Wie hilft dir die­se Erwar­tung  zu über­prü­fen, ob ein Pro­zess aktu­ell gut läuft?

Viel Spaß bei der Umset­zung!

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