Dieser Blogbeitrag beschreibt die Vorgehensweise eines DILOs / einer Multimoment-Aufnahme im Rahmen einer Potentialanalyse. Den übergeordneten Artikel dazu findest du hier.
Bei einem DILO handelt es sich um eine Schichtbegleitung mit dem Ziel Verbesserungspotentiale in Prozessen aufzudecken. Hierzu wird eine zu betrachtende Position ausgewählt und diese über mehrere Stunden begleitet. Während dieser Zeit werden alle Tätigkeiten aufgenommen, die von der begleiteten Person durchgeführt werden. Zunächst werden die einzelnen Tätigkeiten des betrachteten Mitarbeiters in Kategorien eingeordnet und aufgenommen wie viel Zeit wertschöpfend genutzt wird. DILOs können in verschiedenen Abteilungen und Hierarchiestufen angewandt werden. Bei der Schichtbegleitung eines Anlagenführers steht die Frage nach wertschöpfender und nicht wertschöpfender Tätigkeit im Vordergrund. Wird ein DILO mit einer Führungskraft durchgeführt, wird ein Augenmerk auf reaktive und passive Führung gelegt. Sprich: Führt die Führungskraft selbst oder wird sie geführt?
Anfangs solltest du dir ein paar Positionen heraussuchen, die du begleiten möchtest. So kannst du beispielweise Anlagenführer begleiten, um einen Eindruck über die Prozess-Stabilität an den Maschinen zu erhalten oder du begleitest Schichtführer, um zu sehen, wie viel Zeit für aktive Führung verwendet wird und wie oft nur reagiert wird.
Hierbei ist es wichtig das Vorhaben zunächst mit den betroffenen Personen und dem Betriebsrat abzustimmen und die Daten anonymisiert zu erfassen, um die begleiteten Personen nicht bloßzustellen. Es soll lediglich der Prozess betrachtet werden, nicht das Handeln einzelner Personen. Daher ist es ratsam in jeder Personengruppe mehrere Schichtbegleitungen durchzuführen, um ein möglichst breites Bild aufzufangen und keine Rückschlüsse zu den Personen zu ermöglichen.
Der Learning-Lean POTENTIAL FINDER enthält — neben vielen anderen Tools — Vorlagen zur Aufnahme und Auswertung eines DILOs:
Bevor du mit der Aufnahme starten kannst, musst du zunächst zehn Tätigkeits-Kategorien festlegen. Diese sind abhängig von der begleiteten Positionen. In der Tabelle siehst du mögliche Kategorien für die Durchführung eines DILOs mit einem Anlagenführer und mit einer Führungskraft. Sprich vorher mit der betroffenen Person, in welche Kategorien er / sie seine Tätigkeiten einteilen würde. Dann fällt im Nachgang die Zuteilung leichter.
Nach der Auswahl der Kategorien trage diese in der Vorlage „DILO-Aufnahme“ und „DILO-Auswertung“ ein. Mit einem DILO wollen wir erreichen, dass sich ein Mitarbeiter mit seinem täglichen Handeln auseinandersetzt und dieses kritisch beäugt. Daher sollte der begleitete Mitarbeiter vor der Durchführung des DILOs eine Selbsteinschätzung zu jeder Tätigkeitskategorie abgeben. Angenommen ein Mitarbeiter wird über seinen gesamten Arbeitstag (im Normalfall acht Stunden) begleitet. Er soll nun schätzen, wieviel Zeit er beispielsweise fürs Rüsten oder zur Störungsbeseitigung benötigt. Diese Werte können dann im Nachgang mit den realen Messwerten und definierten Zielwerten abgeglichen werden. Du wirst dich wundern, wie oft sich dabei verschätzt wird!
Nun sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und wir können mit der Aufnahme des DILOs beginnen. Hierzu drucke dir die Vorlage „DILO-Aufnahme“ mehrfach aus. Zudem benötigst du ein Klemmbrett, einen Stift und eine Stoppuhr, um die benötigte Zeit zu den einzelnen Tätigkeitsschritten aufzunehmen.
Ein kleiner Praxistipp
Die Schichtbegleitung sollte idealerweise 6 bis 8 Stunden andauern, um genügend Informationen aufzunehmen. Wichtig ist dabei die Erfassung der Zeit, Kategorie und Wertschöpfungsart (ja/nein). Frage dich bei jeder Tätigkeit: „Ist diese Aufgabe wertschöpfend? Wäre der Kunde bereit dafür Geld zu zahlen?“
Die aufgenommenen Daten kannst du anschließend in der Vorlage „DILO – Auswertung“ unter dem Reiter “Eingaben” erfassen. Die Zeiten werden automatisch den Kategorien zugeordnet und ausgewertet.
Vergiss im Nachgang nicht, deine Erkenntnisse mit dem begleiteten Mitarbeiter zu teilen. Er brennt mit Sicherheit darauf zu erfahren, wie es um seine tägliche Routine steht und welche Optimierungspotentiale dabei aufgedeckt wurden.
Wenn noch nicht geschehen, lade dir hier deine DILO Vorlage herunter!
Viel Erfolg bei der Umsetzung. Bei Fragen dazu, kannst du dich gerne bei uns melden!
Um einen Überblick über den Verlauf und von Potentialen in Prozessen zu erlangen, eignet sich das Tool „Prozessaufnahme“, welches wir im nächsten Artikel genauer beleuchten.
