Dieser Artikel beschreibt, wie du auch komplexe Prozesse übersichtlich darstellen und Potentiale aufdecken kannst. Den übergeordneten Artikel (Potentialanalyse für ein ganzheitliches Verbesserungssystem) findest du hier.
Für die Darstellung von Produktionsflüssen eignet sich die Wertstrom-Methode. Administrative und technische Prozesse lassen sich hingegen am besten mit einem Flussdiagramm und der Swimlane-Methodik darstellen. Bei einem Flussdiagramm handelt es sich um einen Ablaufplan, der mit standardisierten Symbolen die einzelnen Prozessschritte aufzeigt. Somit ist für alle Beteiligte der gesamte Prozess auf einen Blick ersichtlich und es lässt sich objektiv über Schwachstellen und Engpässe diskutieren. Der übergeordnete Blick auf den Ist Zustand hilft bei der Entwicklung zum Soll Prozess.
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Vorgehensweise bei der Erstellung von Prozessflussdiagrammen
- Definiere die Prozessgrenzen:
Zu Beginn ist der Start und Endpunkt des Prozesses klar zu definieren. Fängt der Prozess z.B. bereits beim Kunden an oder erst innerhalb deines Unternehmens?
- Liste alle Prozessschritte auf:
Notiere die einzelnen Prozessschritte. Schreibe dafür jeden Schritt auf eine gesonderte Moderationskarte (So kann im Nachgang die Reihenfolge noch verändert werden)
- Lege die Reihenfolge fest:
Bringe die Moderationskarten in die Reihenfolge, wie der Prozess derzeit abläuft (Ist-Zustand). Eine Nummerierung kann helfen im Nachgang Veränderungen nachzuvollziehen.
- Zeichne die zugehörigen Symbole:
Jede Aktion ist durch ein standardisiertes Symbol zu erfassen, wie nachfolgend dargestell. Zeichne das Symbol um den Prozessschritt.
- Flussdiagramm fertigstellen:
Schaue dir das Endergebnis an. Der Prozess muss jeweils mit einem Startpunkt beginnen und einem Endpunkt abschließen.
Das Flussdiagramm kann genutzt werden, um bestehende Prozesse zu visualisieren und zu standardisieren, Soll-Prozesse zu entwickeln oder um Verbesserungen abzuleiten. Wenn du einen Prozess verbessern möchtest, geht es nun weiter mit Schritt Nummer 6:
Potentiale mit Prozessflussdiagrammen aufdecken
6. Potentiale aufdecken:
Untersuche den aufgenommenen Prozessfluss nach Schwachstellen. Gibt es möglicherweise längere Wartezeiten oder unnötige Schleifen im Prozess? Gerade in administrativen Prozessen kommt es oft zu langen Liegezeiten von Dokumenten und langwierigen Freigabeprozessen.
7. Änderungen und Reihenfolge anpassen:
Notiere die Änderungen auf gesonderten Moderationskarten und füge sie in den Soll-Prozess ein. Passe die Reihenfolge entsprechend an.
8. Neuen Standard festlegen:
Stelle den Soll-Prozess deinem Vorgesetzten und den Prozessbeteiligten vor, um ihn als neuen Standard zu verabschieden.
TIPP
Prozesse mit der Swimlane-Methodik strukturieren
Mithilfe der Swimlane-Methodik lassen sich die Prozessschritte den ausführenden Personen / Abteilungen zuordnen. So wird deutlich, wer für welchen Prozessschritt verantwortlich ist und wiederholte Sprünge zu gleichen Abteilungen werden ersichtlich:
Hierzu sind auf der linken Seite untereinander die Prozessbeteiligten aufzuführen. Jede Person / Abteilung bekommt dabei eine Bahn (Swimlane) zugeteilt. Der Prozess wird dann horizontal – anstatt wie im Prozessfluss-Diagramm vertikal – aufgelistet:
Im Rahmen einer Potentialanalyse kannst du somit die Hauptprozesse oder kritische Prozesse aufnehmen und Engpässe darstellen. Dies könnte z.B. der Planungsprozess von Fertigungsaufträgen, der Prüfprozess bei Erstaufträgen oder der Angebotsprozess sein.
Es ist zu empfehlen, neben der Prozessaufnahme, auch die weiteren Tools der Potentialanalyse, wie hier beschrieben, durchzuführen und alle Ergebnisse zusammen in einer größeren Abschlussrunde vorzustellen.
Wenn du dich für das Thema “Business Process Model and Notation” interessierst, lese dir dieses Interview mit einem BPM-Experten durch.
