Prozessfluss

Prozessflussdiagramm – Potentialanalyse für ein ganzheitliches Verbesserungssystem

Die­ser Arti­kel beschreibt, wie du auch kom­ple­xe Pro­zes­se über­sicht­lich dar­stel­len und Poten­tia­le auf­de­cken kannst. Den über­ge­ord­ne­ten Arti­kel (Poten­ti­al­ana­ly­se für ein ganz­heit­li­ches Ver­bes­se­rungs­sys­tem) fin­dest du hier.

Für die Dar­stel­lung von Pro­duk­ti­ons­flüs­sen eig­net sich die Wert­strom-Metho­de.  Admi­nis­tra­ti­ve und tech­ni­sche Pro­zes­se las­sen sich hin­ge­gen am bes­ten mit einem Fluss­dia­gramm und der Swim­la­ne-Metho­dik dar­stel­len. Bei einem Fluss­dia­gramm han­delt es sich um einen Ablauf­plan, der mit stan­dar­di­sier­ten Sym­bo­len die ein­zel­nen Pro­zess­schrit­te auf­zeigt. Somit ist für alle Betei­lig­te der gesam­te Pro­zess auf einen Blick ersicht­lich und es lässt sich objek­tiv über Schwach­stel­len und Eng­päs­se dis­ku­tie­ren. Der über­ge­ord­ne­te Blick auf den Ist Zustand hilft bei der Ent­wick­lung zum Soll Prozess.

Kostenlose Vorlage für Prozessflussdiagramme

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Vorgehensweise bei der Erstellung von Prozessflussdiagrammen

  1. Defi­nie­re die Prozessgrenzen:

Zu Beginn ist der Start und End­punkt des Pro­zes­ses klar zu defi­nie­ren. Fängt der Pro­zess z.B. bereits beim Kun­den an oder erst inner­halb dei­nes Unternehmens?

  1. Lis­te alle Pro­zess­schrit­te auf:

Notie­re die ein­zel­nen Pro­zess­schrit­te. Schrei­be dafür jeden Schritt auf eine geson­der­te Mode­ra­ti­ons­kar­te (So kann im Nach­gang die Rei­hen­fol­ge noch ver­än­dert werden)

  1. Lege die Rei­hen­fol­ge fest:

Brin­ge die Mode­ra­ti­ons­kar­ten in die Rei­hen­fol­ge, wie der Pro­zess der­zeit abläuft (Ist-Zustand). Eine Num­me­rie­rung kann hel­fen im Nach­gang Ver­än­de­run­gen nachzuvollziehen.

  1. Zeich­ne die zuge­hö­ri­gen Symbole:

Jede Akti­on ist durch ein stan­dar­di­sier­tes Sym­bol zu erfas­sen, wie nach­fol­gend dar­ge­stell. Zeich­ne das Sym­bol um den Prozessschritt.

  1. Fluss­dia­gramm fertigstellen:

Schaue dir das End­ergeb­nis an. Der Pro­zess muss jeweils mit einem Start­punkt begin­nen und einem End­punkt abschließen.

Das Fluss­dia­gramm kann genutzt wer­den, um bestehen­de Pro­zes­se zu visua­li­sie­ren und zu stan­dar­di­sie­ren, Soll-Pro­zes­se zu ent­wi­ckeln oder um Ver­bes­se­run­gen abzu­lei­ten. Wenn du einen Pro­zess ver­bes­sern möch­test, geht es nun wei­ter mit Schritt Num­mer 6:

Potentiale mit Prozessflussdiagrammen aufdecken

 6. Poten­tia­le aufdecken:

Unter­su­che den auf­ge­nom­me­nen Pro­zess­fluss nach Schwach­stel­len. Gibt es mög­li­cher­wei­se län­ge­re War­te­zei­ten oder unnö­ti­ge Schlei­fen im Pro­zess? Gera­de in admi­nis­tra­ti­ven Pro­zes­sen kommt es oft zu lan­gen Lie­ge­zei­ten von Doku­men­ten und lang­wie­ri­gen Freigabeprozessen.

7. Ände­run­gen und Rei­hen­fol­ge anpassen:

Notie­re die Ände­run­gen auf geson­der­ten Mode­ra­ti­ons­kar­ten und füge sie in den Soll-Pro­zess ein. Pas­se die Rei­hen­fol­ge ent­spre­chend an.

8. Neu­en Stan­dard festlegen:

Stel­le den Soll-Pro­zess dei­nem Vor­ge­setz­ten und den Pro­zess­be­tei­lig­ten vor, um ihn als neu­en Stan­dard zu verabschieden.

TIPP 

Zur Auf­nah­me von Pro­zes­sen eig­net sich das Erfas­sen auf Mode­ra­ti­ons­kar­ten. Um den Pro­zess am Ende als Stan­dard zu defi­nie­ren, soll­te er digi­tal erfasst wer­den. Hier­zu kön­nen Pro­gram­me wie MS Power­point oder MS Visio ver­wen­det wer­den, es gibt aber auch spe­zi­el­le Soft­ware zur Erstel­lung von Pro­zess­fluss­dia­gram­men. Die­se fin­dest du unter dem Stich­wort BPMN (Busi­ness Pro­cess Model and Nota­ti­on) oder EPK (Ereig­nis­ge­steu­er­te Prozesskette). 

Prozesse mit der Swimlane-Methodik strukturieren

Mit­hil­fe der Swim­la­ne-Metho­dik las­sen sich die Pro­zess­schrit­te den aus­füh­ren­den Per­so­nen / Abtei­lun­gen zuord­nen. So wird deut­lich, wer für wel­chen Pro­zess­schritt ver­ant­wort­lich ist und wie­der­hol­te Sprün­ge zu glei­chen Abtei­lun­gen wer­den ersichtlich:

Hier­zu sind auf der lin­ken Sei­te unter­ein­an­der die Pro­zess­be­tei­lig­ten auf­zu­füh­ren. Jede Per­son / Abtei­lung bekommt dabei eine Bahn (Swim­la­ne) zuge­teilt. Der Pro­zess wird dann hori­zon­tal – anstatt wie im Pro­zess­fluss-Dia­gramm ver­ti­kal – aufgelistet:

Im Rah­men einer Poten­ti­al­ana­ly­se kannst du somit die Haupt­pro­zes­se oder kri­ti­sche Pro­zes­se auf­neh­men und Eng­päs­se dar­stel­len. Dies könn­te z.B. der Pla­nungs­pro­zess von Fer­ti­gungs­auf­trä­gen, der Prüf­pro­zess bei Erst­auf­trä­gen oder der Ange­bots­pro­zess sein.

Es ist zu emp­feh­len, neben der Pro­zess­auf­nah­me, auch die wei­te­ren Tools der Poten­ti­al­ana­ly­se, wie hier beschrie­ben, durch­zu­füh­ren und alle Ergeb­nis­se zusam­men in einer grö­ße­ren Abschluss­run­de vorzustellen.

Wenn du dich für das The­ma “Busi­ness Pro­cess Model and Nota­ti­on” inter­es­sierst, lese dir die­ses Inter­view mit einem BPM-Exper­ten durch.

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