Dieser Blogbeitrag beschreibt die Vorgehensweise einer Besprechungsbewertung im Rahmen einer Potentialanalyse. Den übergeordneten Artikel dazu findest du hier.
“Das Leben ist zu kurz für lange Meetings.“
Pünktlichkeit gehört zur deutschen Tugend. Doch in vielen Unternehmen sieht man davon nur wenig! Dies ist eines von vielen Kriterien, welches du in der Besprechungsbewertung analysieren wirst. Mit unserer Audit-Vorlage kannst du Regeltermine hinsichtlich Pünktlichkeit, Agenda, Spielregeln u.v.m. auditieren und direkt auswerten. Dies ermöglicht dir Rückschlüsse auf die Meeting-Kultur im Unternehmen und gibt dir Handlungsempfehlungen, um Meetings in Zukunft effizienter ablaufen zu lassen. Durch ineffiziente Meetings werden viele Ressourcen gebunden, die anderweitig sinnvoller eingesetzt werden können.
“Die Kosten von ineffizienten Meetings auf der ganzen Welt
werden von der Forschung auf 250 Milliarden Dollar pro Jahr geschätzt.”
Viele Meetings laufen ohne klare Zielvorstellung ab und werden durch privaten Smalltalk, Besprechung irrelevanter Themen und das Warten auf andere Teilnehmer oder Störungen von außen (z.B. durch Telefonate) sowie technischen Problemen in die Länge gezogen. Kein Wunder also, dass Meetings von vielen Mitarbeitern ehre als störend und ineffizient empfunden werden. Doch nur selten nimmt sich jemand die Zeit, daran etwas zu ändern. Dabei verbringen Büroangestellte im Schnitt ca. 50 Tage pro Jahr in Meetings.
Gründe für ineffiziente Meetings:
Mit unserer Audit-Vorlage zur Aufnahme und Bewertung von Besprechungen möchten wir dir ein Tool an die Hand geben, mit dem du ineffizienten Meetings ein Ende setzen kannst! Diese findest du — neben anderen Tools zur Potentialanalyse — im POTENTIAL FINDER:
Die Vorlage enthält einen Audit-Bogen, den du zur Bewertung eines Meetings nutzen kannst. Das Audit umfasst 25 Fragen, die du mit „Ja“, „Nein“ oder „Teilweise“ beantworten kannst. Wähle zunächst das Meeting aus, welches du bewerten möchtest. Achte dabei darauf, dass es sich um wiederkehrende Besprechungen handelt, damit sich der Aufwand der Analyse auch rentiert. Zudem solltest du die Besprechungsteilnehmer nicht vorwarnen, wann das Audit durchgeführt wird. Dies würde das Ergebnis verfälschen und du möchtest schließlich die Realität bestmöglich aufnehmen. Die 25 Fragen zielen auf die Struktur (Agenda, Pünktlichkeit, Zeitmanagement, Moderation), auf den menschlichen Umgang (Meetingregeln, Kommunikation, Respekt) sowie auf den Inhalt (Kennzahlen, Aktionslisten, Detailgrad) ab.
Auditbogen zur Besprechungsbewertung – Meetings effizient gestalten!
Tool zur Auswertung von Besprechungsbewertungen
Für die Auswertung findest du in der Datei die Möglichkeit die Bewertung der einzelnen Fragen einzutragen, sodass dir automatisch das Ergebnis ausgewertet wird. In einem Kuchendiagramm wird grafisch das Ergebnis der Besprechungsbewertung angezeigt. In diesem Beispiel wurden 48 % der Fragen mit „Nein, 32 % mit „Ja“ und 20 % mit „Teilweise“ beantwortet. Wir sehen hier also noch ein großes Verbesserungspotential.
Bespreche die Audit-Ergebnisse mit den Meeting-Teilnehmern, um Maßnahmen zu ergreifen, damit das Meeting bereits beim nächsten Mal effizienter abläuft. Die Maßnahmen können dabei sehr vielfältig sein. Meetingregeln helfen z.B. die Kommunikation und den respektvollen Umgang in der Gruppe zu fördern und Störungen zu reduzieren.
Meetingregeln – für ein besseres Miteinander!
Beispiele für Meetingregeln:
- Handys ausschalten
- Keine privaten Themen
- Keine Diskussionen im Detail
- Wir lassen einander aussprechen
- Jede Idee ist erlaubt
- Keine Killer-Phrasen (z.B. „Das funktioniert doch eh nicht …“)
- …
Damit die Meetingregeln von allen akzeptiert werden, sollten diese in einer kleinen Gruppe erarbeitet, als Standard für alle Meetings in dem Unternehmen definiert und an jeden kommuniziert werden. Zudem hilft es die Regeln in jedem Besprechungsraum aufzuhängen, sodass man sich auch während des Meetings darauf beziehen kann.
Eine Schlüsselfunktion bildet der Moderator. Es ist erstaunlich wie viele Regeltermine keinen definierten Moderator haben. Oftmals nimmt der Chef diese Funktion ein, wodurch das Meeting recht einseitig verläuft. Es ist daher zu empfehlen eine neutrale Person einzusetzen, die im besten Fall nicht inhaltlich an der Diskussion beteiligt ist. In dem Fall kann der Moderator genau auf die Themen achten, die auch im Audit beschrieben werden. Dies stellt jedoch eine Luxus-Situation dar, die wir in den meisten Unternehmen nicht vorfinden werden. Aber auch wenn der Moderator sich an der Diskussion beteiligt, wirst du eine deutliche Verbesserung als ohne Moderation wahrnehmen.
Besprechungsagenda für strukturierte Meetings
Die Definition einer Agenda hilft, den Zeitplan besser einzuhalten und beschreibt den Nutzen, den jeder Teilnehmer dem Meeting beiträgt. Hierauf sollte neben dem Thema auch die von jedem Teilnehmer mitzubringenden Vorbereitungen (z.B. Kennzahlen, Präsentationen) einzusehen sein. Jeder Teilnehmer sollte seine Aufgaben kennen und wissen, was er bis zum nächsten Termin zu erledigen hat. Hierbei ist eine Maßnahmenliste unabdingbar. Damit dies keine Karteileiche wird, muss hier neben der Maßnahme auch das Datum sowie der Verantwortliche erfasst werden und die Liste in jedem Meeting besprochen werden.
Um die Verbesserung der Meetingkultur zu erfassen, solltest du die ausgewählte Besprechung an mehreren Terminen auditieren. Erfasse die Daten in der Besprechungs-Vorlage unter dem Reiter „Auswertung“. Hier kannst du bis zu 10 Termine für eine Besprechung erfassen. Die automatisierte Auswertung lässt dich auf einen Blick erkennen, ob die definierten Maßnahmen gefruchtet haben und die Besprechung effizienter abläuft.
In diesem Beispiel konnten wir uns von anfangs 85 % „Nein“-Antworten beim ersten Termin zu lediglich 10 % „Nein“-Antworten beim zehnten Termin verbessern. Ein Säulendiagramm zeigt uns zudem unsere 10 Handlungsfelder gemessen über alle aufgenommenen Bewertungen auf. In diesem Beispiel liegen unsere Hauptprobleme darin, dass im Maßnahmenplan keine Verantwortlichen und Termine hinterlegt wurden und die Meetingregeln nicht eingehalten wurden. Zudem sehen wir, dass es keinen Moderator gegeben hat.
Die Besprechungsbewertung ist – in Kombination mit der MIS-Analyse – eine gute Möglichkeit, um effiziente Meetings zu schaffen und nur die Ressourcen zu binden, die wirklich benötigt werden. Im Anschluss an die Auswertung solltest du alle Meetingteilnehmer und das Management in einer Informationsveranstaltung über die Ergebnisse aufklären und gemeinsam einen Maßnahmenplan aufsetzen, um die Meetings künftig effizienter zu gestalten. Es ist zu empfehlen, neben den Besprechungsbewertungen, auch die weiteren Tools der Potentialanalyse, wie hier beschrieben, durchzuführen und alle Ergebnisse zusammen in einer größeren Abschlussrunde vorzustellen.
Quellen:
