Die Potentialanalyse ist der erste Schritt zur Einführung eines ganzheitlichen Verbesserungssystems. Hierbei geht es darum den Ist-Zustand im Werk bzw. der betrachteten Abteilung zu erfassen und die größten Bottlenecks ausfindig zu machen. Um möglichst schnell einen umfassenden Überblick über die Situation zu erhalten, möchten wir dir ein paar Tools vorstellen:
DILO (Day in the Life of) – Multimoment-Aufnahme
Bei einem DILO handelt es sich um eine Schichtbegleitung mit dem Ziel Verbesserungspotentiale in Prozessen aufzudecken. Hierzu wird eine zu betrachtende Position ausgewählt und diese über mehrere Stunden begleitet. Während dieser Zeit werden alle Tätigkeiten aufgenommen, die von der begleiteten Person durchgeführt werden. Hierzu werden die Tätigkeiten Kategorien zugeordnet und aufgenommen wie viel Zeit wertschöpfend genutzt wird. DILOs können in verschiedenen Abteilungen und Hierarchiestufen angewandt werden. Bei der Schichtbegleitung eines Anlagenführers steht die Frage nach wertschöpfender und nicht wertschöpfender Tätigkeit im Vordergrund. Wird ein DILO mit einer Führungskraft durchgeführt, wird ein Augenmerk auf reaktive und passive Führung gelegt. Sprich: “Führt die Führungskraft selbst – oder wird sie geführt?”
Prozessaufnahme
Mit einer Prozessaufnahme lassen sich auch komplizierte und verschachtelte Prozesse klar und deutlich mithilfe von Symbolen abbilden. So werden Prozessabläufe für alle Mitarbeiter transparent und leicht nachvollziehbar dargestellt. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis von dem Prozess und ermöglicht es, gemeinsam an diesem zu arbeiten und Probleme aufzudecken. Oftmals finden sich in Unternehmen viele Prozesse, die zwar gelebt aber nie aufgeschrieben wurden. Dies stellt sich gerade bei einem Personalwechsel – und dem damit einhergehenden Know-How Verlust — als Problem heraus. Zudem wird man bei dieser Art von Prozessen oftmals viele unterschiedliche Beschreibungen bekommen – je nach dem, wen man fragt. Die Prozessaufnahme hilft also auch hierbei gelebte Prozesse zu dokumentieren.
Interviews
Schon Goethe wusste: „Wenn du eine weise Antwort verlangst, musst du vernünftig fragen.“ Wir haben einen Fragenkatalog entworfen, mit dem du die Stimmung im Unternehmen, die Veränderungsbereitschaft und die Notwendigkeit zur Veränderung auffängst. Dies wird dir helfen, die Prioritäten an der richtigen Stelle zu setzen und deine Kollegen von Beginn an in die Lean-Reise einzubinden. Denn wer wird nicht gerne nach seiner Meinung gefragt? Und wenn die Verbesserungsvorschläge auch noch umgesetzt werden – umso besser. Das schafft Vertrauen!
Wertstrom-Analyse
Um den Wertstrom einer Produktgruppe abzubilden, eignet sich die Darstellung in einem Wertstrom. Hier werden zunächst der Produktionsfluss, die Durchlaufzeit und Bestände aus Sicht des Artikels aufgenommen und im Nachgang auf Schwachstellen untersucht. Hohe Bestände führen zu langen Durchlaufzeiten, die es zu vermeiden gilt!
Besprechungs-Bewertung
Pünktlichkeit gehört zur deutschen Tugend. Doch in vielen Unternehmen sieht man davon nur wenig! Dies ist ein Kriterium, welches du in der Besprechungs-Bewertung analysieren wirst. Mit unserer Vorlage kannst du Regeltermine hinsichtlich Pünktlichkeit, Agenda, Spielregeln uvm. auditieren und Rückschlüsse auf die Meeting-Kultur im Unternehmen ziehen. Durch ineffiziente Meetings werden viele Ressourcen gebunden, die anderweitig sinnvoller eingesetzt werden können.
MIS-Analyse (Management-Informations-System)
Wer kennt das nicht? Das E‑Mail-Postfach quillt über, weil jede Woche x Berichte ankommen, die man eh ungelesen in den Papierkorb schiebt! Mithilfe der MIS-Analyse wird deutlich wie viele Berichte, Meetings und Kennzahlen im Unternehmen herumschwirren und wie wenig diese aufeinander abgestimmt sind. Oft werden Berichte verschickt, zu denen es weder Zielkennzahlen noch Besprechungen gibt. Wozu dient uns also die reine Information, wenn wir doch keine Gegenmaßnahmen einleiten? Andererseits gibt es oft mehrstündige Meetings ohne, dass im Anschluss To Dos verteilt werden. War dieses Meeting dann effizient?
Aktionslisten-Auswertung
Mit der Aktionslisten-Auswertung wirst du einen Überblick über die Anzahl, den Abarbeitungsstand und die Verwaltungsart vorhandener Aktionslisten im Unternehmen gewinnen. Nicht selten findet man offene Aktionslisten, die mehrere Jahre nicht mehr gepflegt wurden. Die betroffenen Mitarbeiter sind vielleicht sogar froh, dass die Punkte untergegangen sind und sie die Arbeit nicht mehr machen mussten, doch sind die Probleme damit behoben? Die Auswertung gibt dir einen guten Indikator für die Struktur und den Umgang mit Problemen im Unternehmen.
Analyse von Verlusten und Kennzahlen
Je nach Unternehmen stehen dir mehr oder weniger Kennzahlen und Verlustauswertungen zur Verfügung. Neben der Verfügbarkeit ist auch die Datenqualität entscheidend. Wie werden die Daten erfasst? Wie sind die Kennzahlen definiert? Oftmals steht jedoch bereits ein Kennzahlensystem zur Verfügung, sodass die Ursachen von Störungen und Leistungskennzahlen ausgewertet werden können. Hier empfiehlt sich die Anwendung der 80 / 20 (Pareto) Regel. Kümmere dich um die 20 % der Ausfallgründe, die für 80 % deiner Probleme verantwortlich sind.
Nachdem du diese Tools angewandt hast, wirst du bereits ein deutliches Bild von der betrachteten Abteilung bzw. dem Unternehmen haben. Werte die Ergebnisse aus und diskutiere sie mit dem Management. Legt zusammen den Pilotbereich fest, in dem ihr eure Lean Reise starten wollt! Gerade zu Beginn einer Lean-Einführung macht es Sinn sich einen Pilotbereich herauszusuchen, der zu einem Leuchttumprojekt mit Signalwirkung – also als Motivator für ein weiteres Lean-Roll-Out – erklärt wird.
